Produire efficacement des produits de haute qualité, à but lucratif et dans le respect des lois et des réglementations, exige une cohérence dans les opérations. De nombreuses entreprises se servent elles-mêmes en instaurant des procédures opératoires standard, ou SOP, qui fournissent des instructions détaillées pour mettre en œuvre des procédures importantes. Les SOP aident à assurer la précision et le contrôle de la qualité. Ils sont utilisés dans diverses entreprises et organisations, notamment dans les secteurs gouvernemental, de la fabrication, de la recherche et développement, des laboratoires et des universités. Étant donné que les différentes unités au sein des entreprises ont une myriade de procédures, elles ont chacune besoin de procédures d'exploitation différentes. Il est donc utile de fournir aux responsables de chaque unité un modèle de SOP, qui leur offre un point de départ pour la rédaction de leurs propres procédures et manuels. Les modèles de SOP fournissent tous les composants importants dont chaque procédure a besoin.
Guider les rédacteurs de SOP dans la détermination du type de procédure à écrire. Le modèle devrait leur fournir un outil de prise de décision simple, basé sur le nombre de décisions que doivent prendre les travailleurs pour appliquer les procédures. Indiquez que les procédures de routine qui sont courtes exigent seulement que le travailleur émette quelques jugements et puissent être écrites en un format d'étapes simples. Par exemple: Faites A, puis B, puis C. Notez que les procédures longues nécessitant quelques décisions peuvent utiliser un format d’étapes hiérarchiques, indiquant au travailleur dans quel ordre la procédure doit se dérouler et incluent souvent des sous-étapes devant être exécutées pour achever la procédure. toute la tâche. Proposez des exemples d'organigrammes ou d'infographies décrivant des procédures compliquées, longues et nécessitant de multiples décisions. Par exemple: Faites A. Si "normal", faites B, C et D. Si "anormal", répétez A pour confirmer puis effectuez E, F et G.
Décrivez les écrous et les boulons de l'écriture de chaque procédure. Par exemple, chaque procédure doit avoir un titre, un objectif, un champ d’application, ainsi que les méthodes et les responsabilités pour la mener à bien. Encouragez ou exigez que les rédacteurs de SOP utilisent une convention de dénomination uniforme pour les procédures de titrage. Conseillez-leur de déterminer l'étendue de la procédure, par exemple, à qui elle s'applique, quand et dans quelles circonstances. Vous pouvez également indiquer quand ne pas utiliser chaque procédure. Dans la section méthodes et responsabilités, indiquez un protocole étape par étape pour l'exécution d'une procédure. Le modèle doit fournir des phrases simples et courtes avec des verbes d'action.
Fournir les définitions et les besoins en ressources. Chaque procédure doit comporter une section définissant les termes utilisés dans le document et précisant les acronymes. En outre, il devrait indiquer aux employés les documents, l'équipement ou tout autre matériel dont ils auront besoin pour mener à bien la procédure. Référencez toute autre procédure connexe que les employeurs doivent exécuter à l'avance ou dont il faut avoir connaissance pour mener à bien cette tâche. N'oubliez pas les autres composants importants que le modèle doit avoir. Ceux-ci incluent la date d'entrée en vigueur de la procédure et la date limite de révision de la procédure.
Conseils
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En fonction de votre entreprise, il peut également être important d'attribuer un niveau de sécurité à la PNE afin de clarifier le niveau d'autorité requis pour mener à bien la procédure. Utilisez le modèle pour décrire également les conditions dans lesquelles l'employé peut effectuer la procédure de manière fiable en toute sécurité.
Attention
Toujours inclure des conseils sur la santé et la sécurité ou les violations de la réglementation, le cas échéant. Fournissez une place dans le modèle et utilisez des méthodes pour souligner les avertissements importants, tels que les caractères en gras ou en encadré. Décrivez ce qui se produirait si la procédure n’est pas suivie ou est suivie incorrectement, qu’elle entraîne des dommages corporels, des pertes de vies humaines, des dommages matériels, des produits défectueux, des amendes, des poursuites judiciaires ou la fermeture d’une entreprise.
