Des politiques et des procédures claires et bien rédigées garantissent que les opérations quotidiennes reflètent votre vision et votre mission à long terme. Ils créent également un cadre permettant de prendre des décisions cohérentes et équitables et contribuent à la protection des intérêts juridiques de votre entreprise. Le processus d'adoption, qui consiste généralement à examiner, à tester, à modifier et à ratifier, est essentiel pour garantir que les politiques et les procédures renforcent plutôt qu'elles ne nuisent à la probabilité d'atteindre ces objectifs.
Examiner les projets de politique et de procédures
La phase d'adoption, qui constitue la troisième étape du cycle de vie des politiques et des procédures, commence par un examen approfondi. Dans de nombreuses entreprises, l’équipe de direction procède à un premier examen avant de passer aux résolutions proposées pour modification, mise à l’essai ou approbation. Vérifiez si une stratégie proposée est liée à un objectif stratégique et si les procédures sont liées à une stratégie parente. Assurez-vous également que le verbiage est compréhensible et s'adresse au public visé. Envoyez toute écriture qui échoue à la révision initiale au rédacteur pour révision.
Établir des règles de rétroaction
Créez des règles, y compris des dates limites, pour fournir des informations sur les modifications ou les demandes de révision complètes. Tout ce qui est renvoyé après un examen initial doit inclure le retour d'informations approprié, et non une déclaration telle que «pas d'opinion». Par exemple, exigez que le retour d'informations commence par des déclarations du type «le projet nécessite des modifications mineures» ou «le projet est inacceptable et nécessite des modifications importantes. modifications pour être efficaces. »Suivez ces déclarations liminaires avec des modifications spécifiques ou des recommandations de révision.
La phase de test
Implémentez la stratégie et les procédures associées en utilisant un public limité et une heure spécifique. Le plus souvent, l'audience est le service ou les utilisateurs les plus directement concernés. Le délai devrait être suffisamment long pour permettre d'évaluer l'impact sur les opérations quotidiennes et les éventuelles répercussions. Demandez aux gestionnaires et aux employés concernés de préciser si la résolution est efficace en l'état ou si les modifications apportées pourraient rendre une résolution plus efficace, plus efficace ou plus conforme à une directive de conformité.
Ratifier et mettre en œuvre
La ratification est la dernière étape de l’approbation des politiques et procédures. Pour une petite entreprise dont la structure organisationnelle est plate et qui compte peu de décideurs, cela peut être aussi simple que le propriétaire de l’entreprise qui signe et demande aux ressources humaines d’insérer la résolution dans le manuel de l’employé. Pour une entreprise de taille moyenne ou grande, la ratification implique le plus souvent un examen final et une discussion, suivis d'un vote en résolution. Une fois approuvées, les politiques et procédures passent à la phase de mise en œuvre.
