Comment créer un modèle de SOP

Les procédures d'utilisation standard (SOP) constituent un moyen courant de fournir des instructions cohérentes aux employés d'une entreprise. Idéalement, si vous attrapez une personne dans la rue, cette personne devrait être en mesure de mener à bien la tâche sans autre élément qu'une procédure opérationnelle standard et les outils nécessaires. Un point de départ essentiel de tout portefeuille de SOP est la création d’un modèle de SOP pour plus de cohérence. Vous n'avez besoin d'aucun logiciel ou compétences sophistiquées; il vous suffit d'équilibrer les éléments requis et ce que vous voulez que le modèle ressemble.

Articles dont vous aurez besoin

Ordinateur
Logiciel de traitement de texte

Ouvrez un nouveau document de traitement de texte. Enregistrez le fichier avec le nom que vous souhaitez utiliser pour votre modèle de SOP et la date pour le contrôle de version. Par exemple: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Insérer un tableau dans l'en-tête. Le nombre de lignes et de colonnes de cette table dépend de vous; Gardez à l'esprit que vous aurez besoin, au minimum, d'une cellule pour le numéro de SOP, le titre et l'approbation ou la date d'entrée en vigueur du document. Vous pouvez également utiliser une cellule pour le numéro de page et le logo ou le nom de la société si vous le souhaitez. La bonne chose à propos du tableau dans l'en-tête est qu'il se répète dans tout le document lorsque vous ajoutez des pages.

Insérer un grand tableau sur la première page du document. Ce tableau contiendra votre numéro de SOP et votre titre en haut, suivis des cellules pour les signatures du personnel clé, tel que l'auteur du document et les responsables de l'approbation, avec leurs noms, titres et dates signés. Tapez les en-têtes de chaque cellule, tels que "Titre de la SOP" pour la cellule supérieure, "Auteur de la SOP" pour la cellule suivante et "Approbation QA" pour le nombre approprié de cellules.

Créez des sections pour l’introduction, les responsabilités, le matériel et l’équipement (le cas échéant) et la procédure. D'autres sections peuvent inclure des glossaires d'abréviations, de termes ou de produits. Comme il s'agit d'un modèle, vous pouvez inclure une phrase ou deux décrivant les attentes de chaque section si vous prévoyez d'avoir plusieurs auteurs de procédures d'exploitation normalisées.

Formatez vos sections. L'un des moyens les plus courants de présenter les sections de SOP consiste à créer un système de lettrage, de numérotation ou de combinaison pour chaque section. Vous pouvez également utiliser des puces et des tirets. Rappelez-vous cependant, il est plus facile de se référer à une section par sa lettre ou son numéro lorsque vous vous référez à ou révisez les SOP.Montrez à quoi devrait ressembler le format de séquence pour chaque ligne suivante d'une section, telle que "A, B, C"; "1, 2, 3"; ou "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Insérez deux autres tableaux à la fin du modèle. L'un des tableaux doit être destiné à la liste des références externes ou aux annexes et formulaires que vous pouvez joindre au SOP pour les modifications de version. L’autre tableau peut servir à documenter l’historique des versions des SOP et les raisons des modifications. Ces tableaux peuvent continuer à utiliser le format de numérotation / lettrage utilisé par le reste du modèle.

Enregistrez le document en tant que fichier modèle en lecture seule. Cela permettra d'éviter que votre modèle ne soit écrasé par inadvertance en forçant l'utilisateur à enregistrer le document sous un nom différent, le cas échéant.