Un audit de conformité est l'examen des fonctions de l'entreprise pour déterminer si une entreprise respecte ou non des exigences contractuelles, réglementaires ou préétablies. Les audits de conformité peuvent examiner les employés ou les services d’une entreprise. Les grandes entreprises utilisent des audits de conformité pour effectuer des examens internes qui mesurent le fonctionnement de chaque service conformément aux procédures opérationnelles standard. Les audits de conformité contractuels et réglementaires vérifient dans quelle mesure une entreprise respecte les accords écrits ou respecte les directives des tiers. Chaque audit de conformité suit quelques procédures universelles.
Première rencontre
Les audits de conformité commencent lorsque les auditeurs rencontrent la direction de l'entreprise. Les auditeurs externes sont généralement responsables des audits de conformité. Les auditeurs discuteront avec la direction du type d’audit de conformité et des fonctions de l’entreprise devant faire l’objet d’un examen. La portée de la vérification est une autre question à discuter. Les auditeurs et la direction de l'entreprise détermineront la taille de l'échantillon d'informations ou le nombre de fonctions à examiner. Tous les manuels, contrats ou autres documents à examiner, au cours de l'audit de conformité, sont également discutés lors de cette réunion.
Examen des employés
Les auditeurs examineront les performances de chaque employé afin de déterminer le niveau de conformité individuel. Les employés sont responsables de l’exécution des tâches de l’entreprise conformément aux normes de l’entreprise et aux exigences contractuelles ou réglementaires. Les auditeurs peuvent également vérifier la disponibilité des responsables opérationnels qui supervisent les employés. Un manque de surveillance peut indiquer que les employés sont libres de mener à bien leurs tâches, quelles que soient les procédures opérationnelles standard ou les obligations contractuelles. Les auditeurs prendront des notes concernant les performances des employés, en particulier toute violation des normes contractuelles, réglementaires ou de la société.
Revue de département
Les revues de département individuelles sont une autre procédure dans les audits de conformité. Les auditeurs examinent généralement les documents opérationnels ou financiers de chaque département. Ces informations fournissent aux auditeurs une analyse quantitative de la performance du département. Un audit de département est généralement celui où la taille de l'échantillon d'informations entre en jeu. Les auditeurs examinent l'échantillon d'informations spécifique discuté lors de la réunion de gestion. Les auditeurs s'assurent que les informations sont conformes et conformes aux normes d'exploitation ou aux accords contractuels. Si le premier échantillon de documents du ministère contient trop de violations, les auditeurs extraient généralement un deuxième échantillon d’informations. Des violations supplémentaires peuvent entraîner une non-conformité du département.
Rapport final
Les auditeurs auront une dernière réunion avec la direction de la société une fois l’audit de conformité terminé. Les auditeurs discuteront des résultats de l’audit et des violations importantes constatées. La direction de l'entreprise peut contester les conclusions ou fournir des informations supplémentaires sur les performances de l'employé ou du service. Les auditeurs publieront un rapport final à la fin de cette réunion. Le rapport décrira les violations constatées lors de l'audit et indiquera dans quelle mesure l'entreprise respecte les normes ou les accords contractuels. Les organisations extérieures ou les organismes de réglementation peuvent exiger une copie du rapport officiel de l'auditeur. Les rapports des auditeurs peuvent donner un avis positif ou négatif sur le respect par la société des accords contractuels.
