Que vous répondiez à une demande de proposition ou proposiez une proposition de service non sollicitée, rappelez-vous ce que Kazuo Inamori, le fondateur de Kyocera, avait observé une fois: «Aucun client ne se rend jamais dans un magasin simplement pour faire plaisir à son magasinier». quantité d’informations sur votre capacité à traiter un projet, à vous concentrer sur les besoins du client, ses instructions et ses boutons de raccourci. De cette façon, le ton, le contenu et l’organisation de votre proposition se mettront en place de manière adaptée. Démontrez une compréhension claire des activités d’un client et mettez en évidence les avantages de l’utilisation de vos services pour intégrer une proposition convaincante.
Préparation de pré-proposition
Planifiez votre contenu. Si non spécifié, demandez au client quels facteurs elle prendra en compte pour prendre une décision d'achat et planifiez ensuite votre proposition en conséquence. Au minimum, définissez votre compréhension des besoins du client et de ce qui vous distingue de vos concurrents en termes de formation, d’expérience, de capacités et de relations. Indiquez également votre approche pour résoudre les besoins d'un client, ainsi que sa durée et son coût.
Créez un plan qui pourrait ultérieurement servir de table des matières. Si vous répondez à une demande de proposition officielle, suivez ses instructions spécifiques. Sinon, organisez vos informations à partir de ce qui est le plus important pour le moins important pour un client. Par exemple, placez votre CV au début d’une proposition de nouveau client ou à la fin de votre proposition de client régulier qui connaît déjà vos informations d’identité.
Créez une matrice qui attribue une ligne à chaque section de votre plan et une colonne à chaque domaine de préoccupation ou critère de sélection du client. Au sein de chaque cellule résultante, renforcez les aspects de vos qualifications et de votre approche en fonction des points forts de votre client. Utilisez cette matrice pour que votre contenu reste ancré aux besoins de vos clients et vous rappelle les points à souligner dans chaque section.
Rédaction de proposition
Les clients stressés profitent de manière constante tout au long de votre proposition de services. Commencez toujours par une section décrivant comment un client obtiendra ce qu’il valorise ou veut, ou évite ce qu’il craint ou n’aime pas, en utilisant vos services.
Fournir des preuves pour appuyer les revendications que vous faites dans votre proposition. Par exemple, corroborez vos antécédents de travail similaire avec des lettres de recommandation, des citations gratuites ou les coordonnées de clients satisfaits.
Adoptez un format et un ton appropriés. Parfois, une lettre officielle suffit, d'autres fois, un document plus long avec des sections à onglets est nécessaire. Si non spécifié, demandez à la cliente comment elle aimerait recevoir vos informations et si elle peut vous prêter une copie des propositions gagnantes retenues à examiner.
Créez des documents faciles à lire. Utilisez des phrases courtes et cohérentes dans les paragraphes de 10 lignes maximum. Utilisez une taille de police de 10 à 12 points et incorporez généreusement un espace entre les sections et les paragraphes. Utilisez les en-têtes pour aider le client à parcourir, numériser et localiser facilement les informations. Accentuez les points importants avec des graphiques et des éléments visuels, ainsi que du texte en gras, en italique ou souligné.
Conseils
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Lorsque vous demandez au client de clarifier les zones troubles du projet ou des exigences de la proposition, saisissez l'occasion pour démontrer votre intérêt pour son entreprise et ses intérêts.
Créez un aperçu du contenu de votre proposition pour donner à votre client un aperçu de ce qui va arriver. Présentez cet aperçu au début de votre lettre de proposition ou lettre de motivation; dans les propositions plus grandes, créez une section de résumé qui suit votre table des matières et précède toutes les autres sections.
Les modèles sont utiles pour éviter de devoir réinventer la roue chaque fois que vous écrivez une proposition de service.
Vérifiez votre proposition pour les fautes d’orthographe et de grammaire avant de l’imprimer et de la soumettre. Utilisez autant d'yeux que possible. Les personnes qui ont lu de nombreuses versions de la proposition peuvent glisser de simples erreurs. Trouver des yeux neufs, si possible.
