La rédaction d'une lettre de proposition est une méthode de préparation d'une proposition en format lettre courte. Une proposition de services est une sollicitation persuasive d’affaires de clients potentiels. Des recherches importantes doivent être menées avant toute proposition de services à un client potentiel. Si la lettre est trop générique ou si la lettre ne répond pas aux besoins non satisfaits du client, la lettre peut rapidement se retrouver dans la corbeille. Une lettre de proposition réussie comprend une rédaction claire et concise, ainsi qu’une explication succincte des termes, avantages et budget.
Identifier le client cible et mener des recherches approfondies. Enquêter sur les dépenses liées aux services passés, y compris les services actuellement utilisés, les prix payés sur une base annuelle et le niveau de satisfaction à l'égard des services actuels. Une telle enquête peut être complétée en engageant une société de sondage indépendante pour poser des questions similaires lors d’un bref appel. Examinez comment votre entreprise peut satisfaire ce besoin de service. Déterminez les avantages d'utiliser les services de votre entreprise par rapport à un autre ou en général.
Résumez la portée de votre proposition en une à deux phrases. Le résumé doit inclure le nom de votre organisation, ce que vous faites, en quoi vous êtes unique, les attentes que les clients peuvent avoir vis-à-vis de vos services, votre prix et les résultats attendus.
Expliquez pourquoi vous approchez le client. Identifiez ce que vous savez sur le client, par exemple: "Nous comprenons que vous ayez dépensé 9 000 USD en services de gestion de documents. Ces informations proviennent d'un sondage récent mené par Independent Survey Company."
Décrivez le problème pour le client. S'il paie trop, expliquez comment et pourquoi. S'il n'utilise pas de services, expliquez pourquoi il doit le faire. Fournissez des statistiques ou des résultats d’études pour corroborer votre demande. Identifiez les avantages que le client retirera de l’utilisation de vos services.
Résumez les capacités de votre entreprise à réaliser les services proposés. Expliquez les méthodes que vous utilisez, les techniques, les produits, le niveau de compétence des employés et l'objectif principal de la fourniture du service. Définissez clairement en quoi vous êtes nettement différent de vos concurrents sans dire: "nous sommes meilleurs que nos concurrents".
Discutez de la tarification en fournissant le coût prévu au client. Transmettre des services supplémentaires que le client peut ajouter et le coût de ces services supplémentaires.
Fermez la lettre en remerciant le client. Indiquez un nom et un numéro pour que le client réponde à votre lettre ou s’informe davantage. Signez la lettre avec le nom et la signature de la plus haute autorité de la société.
