La validation des factures est nécessaire pour toute entreprise. il s’agit de vérifier les frais reçus ou facturés avec les montants payés ou reçus.La plupart des systèmes comptables sont automatisés, mais il peut parfois être nécessaire de valider manuellement les factures. Les petites entreprises peuvent valider manuellement toutes les factures, ce qui fonctionne tant qu’il existe un système de contrôle permettant de réduire la malhonnêteté des employés.
Factures entrantes
Un employé doit établir les factures dès leur arrivée, les séparer par fournisseur et les vérifier personnellement ou les envoyer à l’employé responsable du compte individuel. La validité d'une facture dépend de plusieurs facteurs. Il est donc essentiel que chacun se retrouve au bon endroit. Un employé doit ensuite vérifier chaque article, enregistrer la facture et envoyer la facture pour paiement. Les personnes responsables de la validation des factures ne devraient jamais avoir accès à des fonds pour le paiement.
Factures sortantes
L'exactitude de toutes les factures sortantes doit être vérifiée avant l'envoi. Tandis qu’une personne ou un département peut être responsable de la saisie des articles, y compris des frais de vente et de service, des coûts de main d’œuvre alloués ainsi que de tout le matériel et toutes les fournitures utilisés pour un travail particulier. Chaque facture doit être recoupée avec le compte client associé afin d'accroître la satisfaction client grâce à une facturation précise et de réduire les dépenses de main-d'œuvre occasionnées par les corrections de facture.
Paiements
Une fois les factures validées, elles sont transférées à une personne ou à un service pour le traitement du paiement. Il est absolument essentiel que la personne responsable de la validation des factures n’ait pas accès aux fonds de paiement. Ce système de freins et contrepoids garantit que les employés n'ont pas la possibilité de falsifier des chèques, de payer des factures inexistantes ou falsifiées, ou de mener à bien d'autres pratiques malhonnêtes.
Les déclarations
Lorsque les relevés arrivent ou sont envoyés, ils doivent être vérifiés avec chaque facture client ou fournisseur afin de garantir son exactitude. Les entreprises opérant sur une base strictement manuelle doivent mettre en place un système de classement efficace; toutes les factures doivent être copiées si nécessaire et classées sous le nom du client ou du fournisseur. Lorsque les relevés arrivent, une personne ou un service distinct doit vérifier que chaque accusation et chaque paiement figurent avec précision sur l’état. La séparation du service de validation des relevés des services de facturation et de paiement garantit une plus grande exactitude et décourage les comportements malhonnêtes.
