Un contrat de restauration est plus qu'une discussion sur la nourriture, les boissons et la décoration sur papier. En fait, un contrat de restauration est un accord écrit légal et contraignant décrivant les attentes en matière de service entre un vendeur de produits alimentaires et un client. Un contrat de restauration bien rédigé permet de bien comprendre les obligations, les délais et les attentes en matière de paiement des deux parties signataires. Lorsque vous rédigez votre propre contrat de restauration, veillez à gérer toutes les attentes en matière de restauration, de procédures, de frais, de responsabilité et de dates de livraison pour votre entreprise de restauration.
Rassemblez les informations client nécessaires pour exécuter et rédiger le contrat de restauration. Rédigez un formulaire qui demande au client les informations suivantes: nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique du client, date et lieu précis de la fonction, heure de début et durée prévue de la fonction et nombre d'invités attendus - adultes, enfants, et les vendeurs comme les photographes et les DJ. Insérez ces informations dans les premiers paragraphes du contrat, le cas échéant, puis conservez le formulaire pour référence ultérieure.
Inclure une ventilation détaillée des coûts de la nourriture et des autres services fournis par le traiteur. Pour éviter les malentendus entre le traiteur et le client, fournissez les informations suivantes: un ratio personnel / serveurs / invités, le menu et le type de service fourni (buffet, dîner assis ou une combinaison de services), le taux horaire pour le personnel, le type de boissons servies et tout autre détail pertinent concernant l’événement, ainsi que le coût total estimé de l’événement.
Indiquez tous les coûts de restauration par personne, loyers, y compris la location des locaux, les frais d’installation, les frais de nettoyage, les frais pour heures supplémentaires, la taille des portions, les frais pour les invités supplémentaires et les frais liés aux comptes en souffrance. Notez également tous les services spéciaux, tels que les aliments en flammes ou la construction et le coulage des têtes de champagne, et les frais associés. Si le client prévoit de fournir des boissons alcoolisées, le contrat doit indiquer les frais de bouchon.
Insérez une convention d'honoraires dans le contrat qui inclut tous les coûts mentionnés ci-dessus, ainsi que les taxes et les pourboires. Cette même clause devrait inclure un calendrier de paiement. Les contrats de restauration standard incluent un acompte ou des honoraires pour couvrir les coûts de base des aliments et initier l'accord. En outre, le paiement final du prix estimé est généralement attendu au plus tard trois jours ouvrables avant l'événement - la date exacte doit être spécifiée dans votre contrat. Indiquez également une date peu après l'événement pour le règlement final des frais tels que les invités supplémentaires, les heures supplémentaires, les ruptures, etc. service de restauration.
Les détails de l'événement peuvent changer de manière inattendue et vous devez négocier les conditions de remboursement ou d'annulation du contrat de restauration. L'inclusion d'une clause décrivant la rupture du contrat protège le restaurateur et le client des responsabilités et des frais en cours. Déterminez les conditions relatives au remboursement de la caution ou à l’évaluation des frais supplémentaires pour rompre le contrat de restauration.
Décrivez les étapes requises en cas de rupture de contrat. Avant de signer l'accord, assurez-vous que les deux parties savent qui est responsable des frais d'avocat en cas de poursuite. En outre, incluez une option de recours à la médiation pour la résolution des conflits si vous souhaitez éviter des frais juridiques coûteux.
Conseils
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Évitez l'envie de créer un contrat informel et amical. Toute restauration coûte cher beaucoup de temps et d’argent, et vous devez être certain que vous êtes correctement payé pour les aliments que vous fournissez et les services que vous rendez. Si, par exemple, vous omettez d'inclure une disposition permettant au client de payer pour les heures supplémentaires des barmans et que l'événement se déroule en retard, vos barmans seront rémunérés pour les heures supplémentaires, mais ce sont vos fonds qui seront prélevés, pas ceux du client.
Attention
Si le chèque de votre client est retourné impayé pour une raison quelconque, votre banque vous facturera des frais. Votre contrat doit inclure des frais pour les paiements non honorés par la banque ou la société de carte de crédit du client.
