Une demande de budget est une lettre commerciale demandant des fonds pour des dépenses et des frais généraux de fonctionnement pour un projet ou un département au sein d'une organisation. Moins formelle qu’une proposition d’entreprise traditionnelle, cette demande doit tout de même adhérer à un décorum professionnel strict et donner au lecteur une compréhension approfondie du projet tout en répondant aux questions qui pourraient survenir.
Articles dont vous aurez besoin
-
Budget détaillé
-
Coordonnées du public
-
Documentation à l'appui
Trouvez la bonne personne qui supervise les exigences budgétaires de votre projet particulier. Au sein d'une organisation, plusieurs personnes différentes peuvent superviser les dépenses et les considérations budgétaires. Prenez le temps d'enquêter sur votre public en profondeur. Assurez-vous d’obtenir l’orthographe et les informations de contact correctes.
Fournir un contexte historique pour le projet. Cela devrait inclure toute expérience passée avec des projets similaires, des budgets antérieurs ou des plans de dépenses, ainsi que le succès des efforts précédents. Indiquez toute tendance récente susceptible d’avoir une incidence sur le succès ou l’échec du projet.
Spécifiez le but de la demande de budget en cours et fournissez des plans détaillés. Indiquez comment l'argent sera alloué et quels coûts seront couverts. Par exemple, si le budget est consacré à la dotation en personnel et aux fournitures, indiquez quel pourcentage du budget sera alloué pour chaque besoin. Abordez toutes les questions qu'une personne raisonnable pourrait poser concernant le projet à l'avance afin d'éviter des retards dans l'approbation ou une déclinaison formelle de la demande.
Joignez un budget détaillé pour les dépenses du projet ou du département. Cela donnera à l’évaluateur les chiffres exacts du projet. Tout comme un budget standard, cette section devrait inclure des postes précis pour chaque dépense requise. Si les chiffres exacts ne sont pas disponibles, il sera nécessaire d'estimer la dépense totale pour ce poste.
Fermez la demande en résumant les détails importants couverts. Cela peut généralement être fait en un ou deux paragraphes. Ensuite, incluez votre nom et vos coordonnées. Suggérez une réunion de suivi pour discuter plus en détail de la demande de financement.
Conseils
-
La rédaction professionnelle doit toujours être propre et concise. Fournissez suffisamment d'informations pour présenter un argument valable pour votre demande, mais n'essayez pas de trop vous vendre. N'oubliez pas que votre lecteur aura de nombreux projets à examiner. Ne perdez pas son temps avec des détails sans importance.
Attention
Soyez prudent lors de l'estimation des dépenses futures. En estimant trop peu pour un élément de campagne, votre budget risque d’être considérablement inférieur à ce qui est réellement nécessaire. Si vous en estimez trop, votre budget peut être considéré comme déraisonnable et rejeté.
