Les lettres commerciales efficaces constituent un outil important dans l'arsenal de chaque homme d'affaires. Qu'il s'agisse de vendre un produit ou un service ou simplement de présenter l'auteur, une lettre commerciale efficace doit présenter quelques caractéristiques de base pour qu'un lecteur puisse réagir favorablement. La lettre doit appeler le destinataire à agir et le convaincre de faire ce que l’écrivain désire. Toutes les lettres commerciales efficaces ont certaines qualités en commun.
Information complète
Une lettre commerciale efficace contient toutes les informations dont un lecteur a besoin pour agir correctement. La lettre indique clairement qui est la lettre, où et comment répondre. Il indique en quoi consiste la lettre, quand il faut agir, où il faut agir et pourquoi il faut agir maintenant. La lettre d'affaires est pleine d'informations et ne laisse rien de côté. Il appelle clairement à l'action et indique au destinataire comment effectuer cette action.
Brièveté
La lettre d'affaires efficace n'est ni fleurie ni ornée. C'est épargné et au point. Il n'y a pas de mots perdus. La langue est concise dans sa livraison, de sorte que le lecteur ne dispose que des informations nécessaires. Une lettre d’affaires n’est pas un endroit pour montrer de gros mots ou de la poésie. Les lettres commerciales efficaces sont courtes et pertinentes.
Avantages, pas de fonctionnalités
Les lettres commerciales efficaces mettent l'accent sur les avantages pour le destinataire, et non sur les caractéristiques du produit ou de l'information. Il répond à la question posée au lecteur: "Quels sont les avantages pour moi?" Une lettre commerciale prend en compte les contraintes de temps imposées au lecteur et les besoins que celui-ci apporte à la table. Il leur est destiné, ce qui permet au lecteur de prendre les mesures souhaitées. Les lettres commerciales mettent l'accent sur la manière dont l'auteur de la lettre peut aider le lecteur, et non sur la raison pour laquelle le lecteur devrait aider l'auteur.
Spécificité
Utilisez un langage spécifique lors de la rédaction de lettres commerciales. Dites aux lecteurs exactement ce qu'ils peuvent attendre de produits, services ou entreprises. Ne pas utiliser un langage vague qui pourrait les laisser deviner. Si nécessaire, utilisez des exemples pour clarifier davantage le libellé afin que la lettre commerciale soit claire pour le lecteur. Si une promesse est faite dans une lettre, assurez-vous que l'entreprise peut la sauvegarder. Aussi, utilisez des verbes d'action au lieu de verbes passifs pour donner de la force à vos phrases.
Clarté
Évitez d’utiliser du jargon à moins que cela ne soit absolument nécessaire pour communiquer clairement. Il est important de clarifier exactement ce que la lettre offre et ce que la lettre demande au lecteur de faire. Sinon, le lecteur ne pourra pas prendre les mesures demandées et la lettre ne sera pas effective. Utilisez un langage clair et fort pour souligner ce que le lecteur devrait faire après avoir lu la lettre. Des phrases courtes avec des verbes forts et exploitables sont recommandées pour encourager le lecteur à agir.
Étiquette
Assurez-vous de suivre les règles appropriées dans les lettres commerciales. Assurez-vous de connaître le nom et l'orthographe corrects de la personne qui recevra la lettre. Adressez les correctement. Répondez à toutes les lettres nécessitant une réponse. En respectant les règles d'usage, un homme d'affaires montre qu'il respecte la personne à qui il écrit. Ce respect peut faire beaucoup pour que le lecteur de la lettre se lance à l'appel.
La justesse
De la mise en forme de la lettre à la pertinence du destinataire, une lettre commerciale doit frapper plusieurs notes correctes pour être efficace. Assurez-vous qu'il est envoyé à la bonne personne, au bon département, à la bonne compagnie. Assurez-vous que la lettre est adressée à la bonne personne pour prendre les mesures que la lettre lui demande de prendre. Relisez la lettre et déterminez si la langue est correcte pour la personne à qui vous l'envoyez - ni trop formelle ni informelle. Lorsque vous êtes prêt à l’envoyer, vérifiez une dernière fois le formatage pour rechercher les erreurs éventuelles.
