La plupart des entreprises préparent un plan d'entreprise annuel comprenant des prévisions financières, également appelé budget d'entreprise. Le plan ou budget est un outil de gestion destiné à fournir une orientation stratégique à la société. Il indique les étapes nécessaires à la mise en œuvre des stratégies choisies - et le coût de ces étapes ou actions - et prévoit les revenus et les bénéfices attendus de leur mise en œuvre. Lorsque les résultats financiers réels deviennent disponibles, généralement à la fin de chaque mois, ils sont comparés aux chiffres budgétisés dans les rapports de comparaison budgétaire.
Préparation
Les résultats financiers réels sont préparés par le service de comptabilité d'une entreprise. Les budgets peuvent également être préparés selon la comptabilité ou un service spécialisé de planification et d’analyse financières est en charge de l’établissement du budget. Les budgets sont conçus pour être dans le même format que les relevés comptables mensuels, ce qui facilite la comparaison des résultats réels par rapport au budget. Ces systèmes sont généralement automatisés. Ainsi, une fois les chiffres du budget saisis, les rapports de comparaison sont automatiquement créés dès que les informations comptables sont disponibles.
Valeur
Les écarts entre les chiffres budgétés et les chiffres réels révèlent des informations importantes sur la performance de l'entreprise à la direction de l'entreprise. Dans l’idéal, le budget a été soigneusement préparé afin d’être une prévision aussi précise que possible de ce que la société sera en mesure d’atteindre au cours de la prochaine année. Lorsque les rapports de comparaison budgétaire indiquent des écarts importants, cela signifie soit que les hypothèses utilisées pour préparer le budget étaient erronées, soit que l'environnement de l'entreprise a changé par rapport à ce qui était prévu. Les rapports de comparaison budgétaire permettent à l'équipe de gestion d'identifier rapidement où les problèmes se produisent.
Analyse et interprétation
Dans les grandes entreprises comptant de nombreux départements et divisions, le volume des états comptables produits peut être énorme, ce qui signifie que le volume des rapports de comparaison budgétaire est également important. Le personnel comptable ou financier prend ces données et prépare des rapports de synthèse que la haute direction peut examiner. Ces rapports, préparés chaque mois, comprennent une discussion narrative des résultats et une analyse des raisons des écarts les plus significatifs. Le rapport contient des tableaux et des graphiques illustrant les principales tendances que la direction doit examiner et analyser. Lorsque les dépenses sont supérieures au budget, les analystes chargés de préparer les rapports de comparaison budgétaire doivent souvent consulter les écritures comptables de cette période pour découvrir les raisons spécifiques des écarts. L'analyse des écarts de revenus implique de déterminer si les ventes unitaires étaient inférieures aux prévisions ou si le prix moyen gagné par unité était inférieur aux prévisions.
Action corrective
Après avoir examiné les rapports de comparaison budgétaire, la direction doit déterminer si les écarts sont suffisamment importants pour justifier des mesures correctives. L’un des problèmes est de savoir si les écarts sont des événements inhabituels uniques ou font partie d’un schéma récurrent. Si les ventes d'un produit tombent sous le budget pendant plusieurs mois, un changement de stratégie marketing peut être apporté pour que les ventes reprennent. Sinon, le manque à gagner peut être dû à des facteurs qui échappent à la capacité de contrôle de la société, tels qu’un ralentissement économique général. Dans ce cas, la solution pourrait consister à réduire les dépenses budgétisées afin de réduire l’écart entre le budget et les résultats réels au cours des prochains mois.La direction aborde des dépenses plus élevées que prévu dans le budget en rencontrant les responsables dont les départements sont responsables des écarts et en leur demandant pourquoi.
