"Travail" signifiait l'endroit où vous alliez tous les jours autant que ce que vous faisiez là-bas. "Aller au travail" signifiait s'habiller, sortir par la porte et prendre un véhicule ou les transports en commun pour se rendre dans un bâtiment où l'on passait toute la journée à l'intérieur, sauf peut-être à sortir pour le déjeuner. Aujourd'hui, de nombreuses personnes travaillent à la table de leur café ou de leur salle à manger, ou à un bureau installé dans une ancienne chambre à coucher. Mais ils ne sont ni indépendants ni indépendants. Ils se connectent avec des collègues à travers le pays ou même dans le monde aussi facilement que d'entrer dans la cabine voisine. Bienvenue dans l'entreprise virtuelle.
Définition d'entreprise virtuelle
Le sens de l'expression "entreprise virtuelle" a radicalement changé au fil des ans. Il y a encore 10 ans, une entreprise pouvait être qualifiée de virtuelle si elle sous-traitait une partie de son travail à des personnes travaillant dans une autre ville. D'autres ont autorisé certains postes à créer des "équipes virtuelles" avec leurs équipes internes. Les mots à la mode de l'époque étaient "télétravail" et "télétravail". Plus récemment, la rumeur a été de permettre à certains employés de "travailler à distance".
Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises deviennent connues comme "100% virtuelles". Cela signifie qu'il n'y a pas de bureau principal dans lequel aller, et que tous les membres de l'entreprise travaillent à distance, généralement seuls ou en groupes. Les employés sont souvent répartis dans tout le pays et même dans d'autres pays. Leur emplacement n'a pas d'importance tant qu'ils disposent d'un téléphone et d'un accès constant à Internet.
Certains ne peuvent pas imaginer ne pas avoir de lieu physique où tout le monde se rend au travail. Mais cela fonctionne tellement bien pour d’autres que de plus en plus d’entreprises commencent à tirer pour devenir virtuelles à 100%.
Comment fonctionne une entreprise virtuelle?
La communication est la clé du bon fonctionnement des entreprises virtuelles. De nos jours, il est courant que les gens consultent leur courrier électronique et passent des appels plusieurs fois par jour, où qu'ils se trouvent. L'un des principaux avantages de la technologie des smartphones est de pouvoir rester en contact facilement lorsque vous êtes en déplacement. Les employés virtuels doivent prendre l’habitude de vérifier les messages plusieurs fois par jour. Lorsqu'un client, un collègue ou un responsable dit: "Je t'ai envoyé un courrier électronique", la réponse ne peut plus être: "Je ne l'ai pas vu, je ne suis pas au bureau." À tout le moins, la réponse devrait être: "Laissez-moi consulter mon courrier électronique".
Auparavant, lorsqu'un employé voulait travailler de chez lui, les directeurs et même les collègues se méfiaient de la quantité de travail effectuée. La communication quotidienne supprime cette peur. Les employés peuvent facilement se dire sur quoi ils travaillent et tout ce qu'ils ont accompli, tout en vérifiant auprès de leurs supérieurs.
Les fichiers peuvent être partagés par courrier électronique. Des éléments visuels tels que des graphiques, des graphiques et des illustrations peuvent être numérisés et envoyés dans un fichier directement à partir d'un smartphone. Avec des documents devant chaque personne impliquée, ils peuvent organiser une téléconférence pour en discuter comme s'ils étaient tous ensemble dans une salle de conférence. Il n'est même pas nécessaire que ce soit une conférence téléphonique officielle. Deux personnes ayant une conversation peuvent simplement en ajouter d'autres à qui elles veulent parler.
Tout comme les collègues et les responsables d'un bureau physique s'inquiéteraient si une personne demeurait inutilisée pendant la journée sans que l'employé soit malade ou ne le signale à personne, personne ne devrait être oublié pendant la journée..
Une certaine confiance est toutefois requise dans les affaires virtuelles. La direction ne devrait pas passer tout son temps à surveiller les personnes. Le but est d'être productif, où que vous soyez. Et c'est facile à discerner. Si le travail est fait dans les délais, les travailleurs sont productifs. De nombreux propriétaires ou dirigeants d’entreprises virtuelles affirment que la productivité de leur entreprise a augmenté une fois qu’elles sont devenues une entreprise virtuelle.
Embaucher les bons employés
Tout le monde ne réussira pas bien dans un environnement professionnel virtuel. Certaines personnes doivent franchir la porte de leur lieu de travail pour avoir l’esprit de «travailler». Ils aiment avoir le bourdonnement des gens occupés autour d'eux. Ils ne peuvent pas être aussi productifs assis seuls, seuls dans une pièce et le café local ne peut pas les remplacer.
Certains traits de personnalité indiquent qu’une personne pourrait probablement bien travailler dans une entreprise virtuelle:
- Indépendante et confiante, travaillant seule.
- Autonome, prenant l'initiative sans qu'on le lui dise.
- Passionné par le travail et envie de travailler.
- Digne de confiance, loyal et dévoué.
Bien entendu, comment faut-il reconnaître ces caractéristiques chez les candidats? Commencez avec les employés actuels. Vous connaissez ceux qui travaillent bien de manière indépendante et ceux qui viennent à vous pour obtenir l'approbation de tout. Ceux qui sont au travail depuis des années et qui sont productifs plutôt que de gagner du temps, sont loyaux et dévoués. Vous pouvez leur faire confiance pour faire le travail et il n'y a aucune raison de s'attendre à ce qu'ils ne maintiennent pas leur éthique de travail lorsqu'ils travaillent virtuellement.
Lorsque vous interviewez de nouveaux candidats à des emplois virtuels, les traits d'indépendance, d'autodétermination, de passion et de fiabilité sont un bon moyen de limiter vos choix. Ensuite, vous faites ce que vous avez toujours fait lors de l’embauche: allez avec vos tripes.
Avantages et inconvénients de l'âge
Beaucoup de gens disent que les jeunes travailleurs qui ont l'habitude de faire le plus possible en ligne sont idéaux pour travailler dans une entreprise virtuelle. Ce que l’on appelle les «Millennials», que le Centre de recherche Pew a récemment décidé de créer entre 1981 et 1996, correspond à cette description.
Les étiquettes peuvent être dangereuses, cependant. Certes, la plupart des personnes de cet âge ont une tendance technologique. Non seulement ils connaissent la technologie, mais ils s'adaptent également facilement aux nouvelles technologies. Mais tout d’abord, c’est une grande tranche d’âge. Deuxièmement, les traits de personnalité doivent encore être pris en compte.
Vous seul pouvez déterminer la quantité d’expérience requise pour chaque emploi et, dans une certaine mesure, l’expérience vient avec l’âge. Quelqu'un qui a 22 ans et vient de terminer ses études n'aura probablement pas la maturité d'un homme de 35 ans et certainement pas l'expérience. Cependant, un nouveau diplômé peut avoir une passion pour le travail et une exubérance en général qui peut aller loin dans n'importe quel environnement de travail.
Il est toutefois risqué de supposer que les employés virtuels doivent être jeunes. Les travailleurs plus âgés, par exemple les "baby-boomers" nés entre 1946 et 1964, sont souvent considérés comme étant hors de leur élément technologique. Bien sûr, il est naturel de s'accrocher au familier. Mais cela ne signifie pas que tous les candidats "d'un certain âge" ne peuvent être d'excellents employés virtuels.
Premièrement, certains sont très bons avec la technologie et l’adorent. Ceux qui ne le sont pas peuvent apprendre les appareils utilisés par votre entreprise. Deuxièmement, les travailleurs âgés ont tendance à conserver leur emploi plus longtemps et peuvent être globalement plus loyaux et engagés. Même ceux qui sont près de l'âge de la retraite sont généralement heureux de travailler. Ils ne recherchent pas de promotions ni ne se servent de leur travail comme tremplin.
Si les travailleurs jeunes et âgés peuvent apporter des avantages à une entreprise virtuelle, n'oubliez pas ceux du milieu. Le fait est que l’âge est probablement le facteur le moins important à prendre en compte lors de l’embauche pour des emplois virtuels. Avoir des employés de tous les âges offre des avantages importants. Les jeunes travailleurs sont généralement heureux de montrer comment utiliser la technologie à toute personne ayant besoin d’aide. Les travailleurs plus âgés ont des années d'expérience et des connaissances qu'ils peuvent partager pour donner un aperçu de nombreuses situations de travail.
Des emplois qui fonctionnent bien virtuellement
Bien que pratiquement n'importe quel travail puisse être effectué virtuellement, certaines catégories peuvent être adaptées plus facilement. Parmi ceux qui ont employé avec succès des travailleurs virtuels, à temps plein ou à temps partiel, figurent:
Créatif: Les entreprises axées sur les arts créatifs et l'écriture, telles que la publicité et l'édition, ont toujours eu recours à des spécialistes extérieurs à leur entreprise lorsque le besoin s'en faisait sentir. Ils ne pouvaient pas se permettre de garder des artistes talentueux au sein de leur personnel, et travailler avec eux leur permettait virtuellement d'embaucher des personnes ayant des spécialités et des talents différents pour chaque mission.
La finance: Les emplois principalement numériques, tels que les comptables et les planificateurs financiers, peuvent être réalisés à partir de n'importe où. Envoyez-leur simplement des fichiers ou des documents financiers par courrier électronique avec de brèves explications, et ils pourront les utiliser Ils sont habitués à travailler seuls et ne sont généralement pas des personnes qui ont besoin d’être entourées par d’autres pour être productives.
Ventes: On a toujours fait confiance aux vendeurs extérieurs pour travailler en dehors du bureau. C'est là que se trouvent leurs clients et prospects. Il est facile de dire s'ils sont productifs grâce à leurs chiffres de vente.
L'Internet: L'essence même des emplois sur Internet les rend idéaux pour les entreprises virtuelles. Les concepteurs Web, les développeurs de logiciels ou n'importe quel travail effectué pour Internet peuvent être réalisés virtuellement.
Éducation: Les collèges et même les lycées organisent des cours en ligne depuis un certain temps et certains sont désormais entièrement en ligne. Qui n'a pas suivi de cours de formation en ligne? Cela devient le moyen de formation le plus populaire, qu’il s’agisse d’un nouvel emploi, d’un nouveau produit ou d’une nouvelle procédure. De nombreuses entreprises de tutorat proposent un tutorat en ligne, même lorsque les étudiants et les enseignants se trouvent à des milliers de kilomètres de distance.
Service Clients: De nombreuses entreprises ont des représentants virtuels du service clientèle. Le client s'imagine probablement qu'il appelle un service physique de l'entreprise, mais rien n'empêche les représentants de travailler à domicile. Tout ce dont vous avez besoin est un téléphone, un accès Internet à un manuel du service clientèle, des extensions téléphoniques au cas où ils auraient besoin de transférer l'appel et la possibilité d'utiliser un casque là où ils se trouvent.
Bureau d'aide: Semblable au service clientèle, le "service d'assistance" répond aux questions d'une entreprise informatique ou à celles qui peuvent avoir besoin d'expliquer des détails à un client confus. Ce bureau peut être n'importe où vous pouvez mettre un ordinateur portable et une personne.
De nombreux emplois peuvent être adaptés pour fonctionner virtuellement ou pour une combinaison de réunion en personne et de travail à distance. Bien entendu, les industries telles que la fabrication, où les produits physiques sont fabriqués dans une installation, exigent que le travail soit effectué sur place. Mais cela ne signifie pas que les ventes, l’administration, les finances et la gestion de l’installation ne peuvent se faire virtuellement.
Adresse professionnelle virtuelle
Si vous souhaitez donner l’impression de disposer d’un bureau physique ou simplement donner à vos clients un lieu où envoyer du courrier et des colis, de nombreuses entreprises proposent ce service. Ils facturent généralement tous les mois en fonction de la quantité de courrier que vous recevez. Ils vous donneront une adresse postale, la possibilité de consulter votre courrier en ligne et de décider quoi faire avec chaque article. Les options vont du déchiquetage au transfert physique à une adresse que vous indiquez.
Gestion virtuelle des affaires
Les gestionnaires et les propriétaires doivent également adapter leur façon de penser pour exploiter une entreprise virtuelle avec succès. Le meilleur style de gestion pour tout le monde, y compris les gestionnaires, est un mélange de communication, de flexibilité et de confiance.
De nombreuses entreprises ont mis en place une sorte de "réunion à toutes les mains" qui doit avoir lieu régulièrement. C'est peut-être une téléconférence du lundi matin pour discuter des objectifs de chaque personne pour la semaine. Puisque vous ne leur demandez pas de se présenter en personne, toutes les personnes qui ne sont pas malades devraient pouvoir "assister" à une conférence téléphonique.
Décidez comment vous voulez que chaque employé fasse rapport et quand, pendant le reste de la semaine. Si vous dites à tous les employés de vous appeler tous les jours pour vous dire où ils se trouvent et ce qu’ils accomplissent, votre travail sera perturbé par des appels téléphoniques toute la journée. Leur demander de vous envoyer des informations par courrier électronique vous permet de les lire à votre convenance. Une liste de contrôle hebdomadaire comprenant tous les noms sera facile à cocher lorsque chacun rapportera ce jour-là.
Cependant, un élément de confiance supplémentaire est requis des gestionnaires dans une entreprise virtuelle. Vous ne pouvez pas regarder dehors et voir qui est dans leurs box à un moment donné. Vous devez pouvoir faire confiance aux employés qui font ce qu'ils prétendent faire. Si la productivité est identique ou supérieure à ce qu'elle était, votre entreprise virtuelle fonctionne.
