Que vous dirigiez votre petite entreprise à partir de votre bureau à domicile ou que vous disposiez déjà d'une vitrine dédiée, vous pouvez envisager une boîte postale ou une boîte postale si vous avez besoin d'une adresse postale professionnelle et privée. L'utilisation du service postal des États-Unis pour une boîte postale présente d'autres avantages, notamment la sécurité de votre courrier professionnel, un accès pratique à votre courrier et l'obtention d'une sélection de tailles de boîtes aux lettres et de conditions de plan de location.
Lors de l'évaluation des besoins de votre entreprise, prendre en compte ces avantages et connaître les limites d'une boîte postale peuvent vous aider à décider si ce type de service de location de boîtes aux lettres vous convient le mieux.
Conseils
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Les avantages d'une boîte postale pour les propriétaires de petites entreprises incluent une adresse professionnelle dédiée, la confidentialité, la sécurité, un accès pratique et des options de location flexibles.
Adresse professionnelle flexible
Le fait d’avoir une boîte postale au bureau de poste est avantageux pour les petites entreprises à domicile ou opérant uniquement sur Internet, car il offre adresse postale professionnelle qu’une adresse personnelle et vous permet de séparer le courrier professionnel et personnel.
Si vous vivez dans une petite ville et souhaitez utiliser une ville plus connue pour votre adresse professionnelle, une boîte postale offre cette flexibilité, car vous pouvez choisir un bureau de poste à l'emplacement de votre choix. Si vous décidez par la suite d’opérer dans une autre région, vous pourrez facilement transférer votre courrier professionnel ou même transférer votre boîte postale à votre convenance.
Si vous envisagez d’utiliser la boîte postale comme adresse professionnelle officielle et avez enregistré votre entreprise en tant que société, société en commandite ou société à responsabilité limitée, LegalZoom vous avertit que vous devez obtenir une boîte postale avec une adresse physique. USPS propose cette option dans certains bureaux de poste dans le cadre de ses services premium de boîtes postales. Vous pouvez visiter le site Web USPS et utiliser son outil de localisation de bureau de poste pour rechercher les sites à proximité proposant des adresses de rue pour les boîtes postales.
Courrier plus sécurisé et privé
Comme le bureau de poste surveille le courrier entrant et que votre boîte aux lettres contient un verrou empêcher l'accès non autorisé, une boîte postale offre une meilleure sécurité qu'une boîte aux lettres située à l'extérieur de votre maison ou de votre bâtiment. Cela vous donne une plus grande tranquillité d'esprit, car vous ne volerez pas de lettres importantes dans votre boîte aux lettres et n'emporterez pas les colis avec vous. Cette sécurité améliorée garde votre courrier plus privé, car les documents confidentiels contenant vos informations personnelles ou professionnelles risquent moins de se retrouver entre les mains d'une personne non autorisée.
Lorsque vous recevez des colis qui nécessitent une signature à votre boîte postale, il y a également moins de risque qu'une personne non autorisée signe votre nom et accepte la livraison. Au lieu de cela, vous pouvez choisir d'avoir votre signature au dossier et permettre à un représentant du bureau de poste d'accepter et de conserver le colis en toute sécurité jusqu'à ce que vous puissiez le récupérer. Cela évite également d'avoir à reprogrammer les livraisons de colis.
Heures d'accès commodes
Lorsque vous êtes occupé à gérer votre entreprise, vous pouvez trouver une boîte postale pratique car tout votre courrier reste conservé au même endroit jusqu'à ce que vous ayez un moment opportun pour le récupérer. Certains bureaux de poste vous permettent seulement de récupérer votre courrier pendant leurs heures normales de bureau, d’autres proposent des Heures prolongées tôt le matin et tard le soir afin que vous puissiez visiter avant ou après le travail. Certains établissements placent même les boîtes postales dans un hall auquel vous pouvez facilement accéder 24 heures sur 24 sans frais supplémentaires.
Options de location flexibles
Une boîte postale peut offrir à votre entreprise davantage options de taille de boîte aux lettres flexibles que d’autres sociétés de messagerie privées, comme UPS. Lorsque vous choisissez une taille de boîte postale, vous pouvez déterminer le type de courrier que vous recevez et la fréquence à laquelle vous prévoyez de le récupérer. Vous avez également la possibilité d’obtenir une boîte plus petite ou plus grande à mesure que vos besoins évoluent. Bien que le nombre de formats proposés varie en fonction du bureau de poste, l'USPS propose les cinq options suivantes:
- Super petit: Cette plus petite taille peut contenir jusqu'à 15 lettres ordinaires et ne peut contenir plus de deux magazines enroulés.
- Petit: Semblable à la très petite boîte postale, cela correspond également à 15 lettres normales, mais il est plus grand pour accueillir jusqu'à cinq magazines.
- Moyen: Cette option peut convenir aux entreprises qui reçoivent de grandes enveloppes plates, mais pas les boîtes ou autres articles épais.
- Grand: Cette taille peut contenir deux petites boîtes et jusqu'à 15 lettres.
- Extra large: Vous pouvez choisir cette taille pour disposer de suffisamment de place pour plusieurs lettres et colis.
Vous bénéficiez également de conditions de location flexibles cela peut fonctionner pour vous, que vous ayez simplement besoin de la boîte postale pendant quelques mois ou que vous envisagiez de la conserver pendant un an ou plus. L'USPS propose des conditions de location de trois, six et 12 mois pour votre boîte postale. Les prix de location augmentent en fonction de la taille de la boîte postale et les durées plus longues réduisent les coûts de location mensuels. Vous pouvez facilement renouveler ou modifier votre location en ligne lorsque le terme arrive à expiration.
Limitations des boîtes postales
Bien que les boîtes postales aient beaucoup à offrir, elles peuvent ne pas convenir à toutes les petites entreprises. Sauf si votre bureau de poste propose l'option d'adressage de rue pour votre boîte postale, vous pouvez bénéficier d'un service de location de boîtes aux lettres privées différent, tel qu'une boîte aux lettres UPS, si le fait de disposer d'une adresse réelle est important ou nécessaire pour votre type d'entreprise. Étant donné que les principaux fournisseurs d’expédition, FedEx et UPS, ne livrent qu’aux adresses urbaines peut être limité à recevoir uniquement du courrier USPS avec seulement un numéro de boîte postale.
En fonction de vos heures de bureau de poste et de la disponibilité d’un accès 24 heures sur 24, vous pouvez également: peut avoir un accès limité à votre boîte postale à des moments qui ne correspondent pas à votre emploi du temps. Vous pouvez également rencontrer des inconvénients si vous recevez souvent des colis nécessitant une signature, étant donné que vous ne serez pas présent au bureau de poste pour accepter personnellement de tels colis, bien que certains bureaux de poste vous autorisent à conserver votre signature au dossier.
Obtenir une boîte postale USPS
Vous pouvez inscrivez-vous pour une boîte postale à la poste ou via le site Web USPS. Lorsque vous le faites en ligne, vous démarrez le processus de demande de location de boîte aux lettres via le menu "Outils rapides" du site Web USPS. Le processus consiste d’abord à rechercher les bureaux de poste par adresse, code postal ou ville. Les résultats vous montreront une liste d'emplacements, la taille des boîtes postales qu'ils offrent, les frais de location et les conditions de location, ainsi que tous les services premium disponibles pour les boîtes postales.
Pour commencer à réserver votre boîte postale à l’emplacement de votre choix, sélectionnez la taille de la boîte et le terme de location de votre choix, puis cliquez sur «Réserver maintenant». Vous pouvez vous attendre à vous connecter à votre compte USPS et à remplir une application contenant les éléments suivants:
- Votre adresse personnelle et vos coordonnées
- Utilisateurs supplémentaires de boîtes postales que vous souhaitez désigner
- Services complémentaires facultatifs, tels que l'adressage ou la signature au fichier
- Détails du paiement par carte de crédit
Une fois l'application remplie, vous devrez payer en ligne le dépôt de garantie et les frais de location initiaux. Une invite vous demande d'imprimer l'application et de l'apporter avec deux pièces d'identité (y compris une photo d'identité telle qu'un permis de conduire) au bureau de poste sélectionné. Votre bureau de poste vous attribuera ensuite votre numéro de boîte postale et vos clés.
