Bien qu'il ne soit pas toujours difficile de rédiger une lettre d'affaires, il peut être difficile de se rappeler les nombreuses règles de l'étiquette commerciale. Il peut sembler compliqué d'écrire une lettre commerciale à plusieurs destinataires, mais vous pouvez le faire avec des instructions simples. Suivez l’étiquette qui distingue votre lettre de professionnelle et de prévenante en adressant correctement tous les destinataires.
Adresses
Commencez votre lettre en plaçant votre nom et votre adresse en haut, ainsi que votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Après un double espace, incluez les noms et adresses de chaque destinataire dans l'ordre alphabétique. Si un ou plusieurs destinataires reçoivent une lettre à la même adresse, indiquez leur nom ainsi que l'adresse singulière à laquelle ils recevront votre lettre.
Salutations
Les salutations ne changent pas avec le nombre de destinataires. "Cher" s'applique à plusieurs destinataires et est considéré comme le message d'accueil par défaut de toute lettre commerciale. Il n'y a pas de règle absolue lorsqu'il s'agit d'adresser des personnes. Vous pouvez indiquer chaque nom et chaque titre, ou vous pouvez combiner les titres et énoncer les noms. Par exemple, "M. Smith et M. Jones" ou le pluriel "MM. Jones et Smith" conviennent également. Pour les femmes, utilisez Mme, Mme ou Mlle pour chaque personne, ou Mmes. Pour le pluriel; raccourci pour Mesdames. Par exemple, "Mme Johnson et Miss Smith »et« Mesdames Johnson et Smith »sont acceptables.
Corps de la lettre
Les règles d'étiquette professionnelle dans le corps d'une lettre où vous abordez les problèmes sont relativement simples et respectent les règles grammaticales standard en anglais. Utilisez des pronoms pluriels pour vous adresser au groupe dans son ensemble. Si vous souhaitez adresser certaines questions à une personne en particulier, adressez une partie de la lettre à cette personne en utilisant un langage direct qui vous permettra de séparer l'action que vous adressez du groupe. Relisez votre lettre pour vous assurer que vous avez suivi les règles grammaticales appropriées.
Conclusion
Lorsque vous terminez votre lettre, remerciez respectueusement chaque personne pour son temps et sa considération. Suivez ceci avec une fermeture qui marque la fin de la lettre; cela peut être "sincèrement" ou "avec gratitude". Double espace deux fois - pour laisser la place à votre signature - et double espace encore avant d'indiquer si vous avez des enveloppes et à qui elles ont été envoyées. Imprimez la lettre et faites-en autant de photocopies que nécessaire. Signez chaque copie de la lettre, insérez chacune d’elles - avec toutes les pièces jointes - dans des enveloppes adressées à des destinataires individuels, puis envoyez-la.
