Adresser une lettre d'affaires à une personne est relativement simple. Vous écrivez le nom et l'adresse de la personne en utilisant le format du bureau de poste américain, puis vous effectuez un suivi avec "Dear Mr./Mrs./Ms." Lorsque vous devez adresser plusieurs destinataires dans la même lettre professionnelle, les choses se compliquent. En fonction de la localisation des destinataires, vous pouvez vous adresser individuellement à chaque destinataire ou utiliser la notation "copie conforme" - "cc" - au bas de la lettre.
Plusieurs personnes, même adresse
Lorsque vous adressez plusieurs destinataires à la même organisation, il n’est pas nécessaire de répéter l’adresse plusieurs fois. Écrivez simplement le nom et le titre de chaque destinataire suivis de la seule adresse de la société. Ça devrait ressembler a quelque chose comme ca:
Mme Mary Harris, PDG
M. Robert Martinez, directeur des installations
Dr. Philippa Bennett-Price, directrice des finances
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Votre salutation devrait alors énumérer les noms dans le même ordre que l’adresse, suivis de deux points (":"), par exemple "Chère Mme Harris, M. Martinez et Mme Bennett-Price:" Écriture "Chers Mary, Robert et Philippa: "est parfaitement bien si vous êtes sur un prénom. Il est courtois d’envoyer une lettre et une enveloppe séparées à chaque personne. Imprimez et signez donc un original pour chaque destinataire.
Plusieurs personnes, adresse différente
Lorsque la même lettre doit être adressée à plusieurs destinataires situés à des endroits différents, chaque personne reçoit une lettre adressée individuellement. Indiquez que vous avez envoyé la lettre à d'autres personnes en mettant "cc:" au bas de la lettre sous la ligne de signature, suivi du nom des autres destinataires par ordre alphabétique. "CC" signifie "copie carbone", en référence au papier carbone utilisé pour réaliser des copies supplémentaires de documents avant l'invention du photocopieur - nous utilisons aujourd'hui l'expression "copie de courtoisie". Assurez-vous de modifier la ligne "cc:" dans chaque lettre afin que chaque destinataire sache qui sont tous les autres destinataires. Inclure leurs adresses si cela peut aider votre destinataire.
Quand il y a beaucoup de destinataires
Lorsque vous avez plusieurs destinataires, tels que les membres d'un comité, il peut être plus approprié de préparer une seule lettre adressée au groupe et de placer un bloc de distribution à la fin de la lettre. Il est acceptable de saluer un groupe de personnes plus important, par exemple "Chers relations avec les investisseurs" ou "Chers membres du conseil d'administration". Si la lettre est distribuée en interne au sein de votre propre organisation, vous pouvez utiliser le message informel de bienvenue "Cher tous".
Un mot d'avertissement
Bien qu'il existe une certaine étiquette pour adresser des lettres à plusieurs destinataires, il n'y a pas de règles strictes. Votre entreprise peut avoir son propre style qui peut ou non suivre les normes traditionnelles. La cohérence donne une bonne impression de votre marque. Veillez donc à ce que tous vos employés suivent le même style dans toutes les communications commerciales.
