Les télécopieurs sont un excellent moyen d’envoyer des documents, notamment entre entreprises. Ils fournissent la confidentialité qui peut être nécessaire pour les documents juridiques et médicaux, entre autres industries. Bien que la transmission de documents par Internet soit tout aussi pratique, les ordinateurs et Internet peuvent être piratés, permettant à ceux qui n'ont pas la permission d'accéder à des documents privés, contrairement aux télécopieurs.
L'histoire
Alexander Bain a inventé le premier télécopieur en 1843. Utilisant le même processus général que le télégraphe, Bain a trouvé un moyen de transmettre des images de données plutôt que des sons. L'émetteur a balayé un morceau de métal plat à l'aide d'un stylet monté sur un pendule. Au cours des 100 prochaines années, les inventeurs ont réalisé divers développements dans la conception du télécopieur. Cependant, le fax n’a pas vraiment attiré l’attention du grand public jusqu’aux années 1980 en tant que moyen permettant aux entreprises de se distribuer des documents directement et rapidement. Alors que la technologie nous a menés à l'ère du courrier électronique et du transfert de documents sur Internet, de nombreuses entreprises utilisent encore le télécopieur pour mieux protéger la confidentialité des documents qu'elles envoient.
Une fonction
Les télécopieurs modernes disposent généralement d’une fonction d’alimentation papier qui permet d’alimenter automatiquement les documents dans la machine à des intervalles appropriés. Au fur et à mesure que les documents avancent, un capteur situé à l'intérieur de l'appareil lit chaque page sur une petite échelle, la décomposant en environ 1 145 lignes horizontales. Le capteur lit une ligne du papier et ne voit pas le texte, mais un groupe de points noirs et blancs. Il code ces spots et les envoie via la ligne téléphonique au télécopieur du destinataire. Le télécopieur destinataire décode les informations envoyées par le capteur, décompresse et rassemble les informations, puis les imprime sur le papier fourni.
Processus
L'utilisation d'un télécopieur est un processus assez simple. Bien sûr, vous devez vous assurer que le télécopieur est alimenté. Vous devez d'abord obtenir le numéro de téléphone du télécopieur du destinataire, puis rassembler les documents que vous souhaitez envoyer et les mettre dans le bon ordre. Il est recommandé d'envoyer une page de garde au destinataire contenant le logo de votre entreprise, le numéro du télécopieur d'origine, le destinataire, le numéro de téléphone et le contenu de la télécopie. Placez les documents dans le bac de numérisation (vers le haut ou le bas, en fonction de la machine), composez le numéro de fax du destinataire et appuyez sur Envoyer. Assurez-vous de programmer votre télécopieur pour qu’il imprime une page de confirmation afin de disposer de la documentation prouvant le moment où vous avez envoyé le fax (date et heure) et que le télécopieur du destinataire l’a reçu.
Types / Marques
La principale différence dans les télécopieurs est la façon dont ils impriment. Les télécopies impriment à l'aide d'un papier thermique, d'un film thermique, d'un jet d'encre, sur une imprimante laser ou sur une imprimante d'ordinateur via un modem de télécopie. Xerox est l’un des principaux noms de marque de télécopieurs, offrant des machines qui non seulement télécopient, mais aussi impriment, copient et numérisent. Le télécopieur Xerox de Xerox est idéal pour les télécopies à volume élevé, à un débit de 18 à 21 pages par minute. Les autres marques de télécopieurs incluent Brother, HP, Lexmark, Samsung, Canon et IBM.
Caractéristiques
Les entreprises utilisent le plus souvent la fonction de confirmation sur un télécopieur, qui indique la date et l'heure de la télécopie et confirme que la transmission a bien été effectuée vers la machine du destinataire. Les rapports d'activité peuvent être configurés pour imprimer aussi souvent qu'une fois par jour ou une fois par semaine. La plupart des télécopieurs ont des fonctions de rappel automatique et de composition abrégée (composition automatique), ainsi que des chargeurs automatiques de documents. Les fonctions de traitement par lots vous permettent d’envoyer plusieurs fax séparés au même destinataire ou un fax à plusieurs destinataires.
