La gestion des contrats consiste à s’assurer que les paramètres d’un contrat sont respectés conformément aux directives énoncées dans le contrat lui-même. Pour cette raison, la gestion continue du cycle de vie du contrat doit être respectée afin de garantir que le contrat est exécuté dans le contexte approprié. Le type de contrat géré, des contrats d’emploi aux contrats de construction, peut être géré de manière appropriée en suivant la même méthodologie.
Lisez le contrat dans son intégralité. Mettez en surbrillance les points de données clés, y compris les délais et les échéances. Marquez ces dates critiques dans un calendrier ou une autre application de planification pour vous assurer que les heures d'achèvement ciblées sont bien comprises et contrôlées. Mettez en surbrillance les domaines clés du contrat qui répertorient les tâches et les responsabilités générales du personnel clé nommé dans le contrat. Par exemple, un contrat de construction de nouveau bâtiment désignerait un contremaître comme point de contact et partie responsable pour veiller à ce que tous les travaux de sous-traitance soient terminés à temps.
Planifiez la réunion et les rendez-vous de mise à jour bien avant chaque date d'échéance indiquée dans les paramètres du contrat. Assurez-vous de rencontrer en personne ou par téléphone des personnes responsables pour vous tenir au courant de l'évolution du contrat. Utilisez les réunions intermédiaires pour évaluer l’avancement général du contrat et résoudre les problèmes et les préoccupations à mesure qu’ils se posent.
Conservez des notes très détaillées sur qui a été contacté, quand et où pour toutes les parties impliquées dans l'exécution du contrat. Rendez-vous régulièrement avec lesdites parties. Envoyez des courriels ou des appels téléphoniques une fois par semaine pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu dans le calendrier du contrat final.
Demandez à tous les gestionnaires et sous-traitants impliqués dans le contrat de vous envoyer chaque semaine une liste détaillée des mises à jour. Envoyez les mises à jour par e-mail, fax ou courrier traditionnel pour conserver une trace papier de toutes les avancées du contrat. Conservez toute votre correspondance dans un endroit sûr et facilement accessible.
Maintenir une liste précise et continuellement mise à jour des matériaux utilisés, des matériaux requis, des calendriers d'expédition et de réception, des horaires de travail contractuels, des heures de main-d'œuvre nécessaires à l'exécution du contrat et de toutes les autres données ayant une incidence sur le budget du contrat. Examiner, évaluer et évaluer le budget du contrat toutes les quatre à six semaines afin de trouver des moyens de réduire les coûts et d'accroître la productivité.
Tenez des réunions supplémentaires pour discuter du contrat lorsque des problèmes se posent ou que des problèmes sont portés à votre attention. N'attendez pas que les problèmes deviennent des problèmes majeurs, essayez d'éviter des problèmes plus importants en trouvant des solutions plus tôt dans le processus.
Conseils
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Conservez toutes les informations sur les contrats dans un fichier centralisé.
Attention
Ne pas contourner les paramètres du contrat ou violer un contrat de quelque manière que ce soit.
