Il fut un temps où les transactions comptables étaient manuellement enregistrées sur de grandes feuilles de papier vert en colonnes appelées tablettes de grand livre. Heureusement pour les propriétaires d'entreprise, un logiciel de comptabilité permet de rendre la comptabilité efficace, précise et conforme. Le choix d'un logiciel de comptabilité est une considération majeure pour tout propriétaire d'entreprise ou professionnel de la gestion et doit recevoir la plus haute priorité.
Une fonction
Un logiciel de comptabilité stocke les transactions commerciales dans différents comptes, désignés par type de transaction et catégorie. Les revenus et les dépenses sont deux types de transactions stockées dans un logiciel de comptabilité. Des exemples de catégories incluent les coûts salariaux et les fournitures de bureau. Une liste complète de toutes les transactions enregistrées par type et par catégorie est appelée grand livre.
Les types
Les logiciels de comptabilité sont généralement classés en deux types. Le premier type est destiné aux professionnels de la comptabilité qui comprennent bien la comptabilité dans le grand livre. Le second type est destiné aux propriétaires d’entreprise qui n’ont rien d’autre que des connaissances de base en comptabilité. Un logiciel de comptabilité peut également être spécifique à un secteur.
Caractéristiques
Le logiciel de comptabilité divise les fonctionnalités en modules standard ou achetés séparément. Les comptes créditeurs et les comptes débiteurs sont des exemples de deux modules qui font généralement partie d'un logiciel de comptabilité standard. La paie et la gestion des stocks sont des exemples de modules supplémentaires que vous pouvez acheter séparément. Certains logiciels de comptabilité sont installés directement sur votre ordinateur personnel ou votre réseau, tandis que d'autres sont accessibles via Internet.
Considérations
La chose la plus critique à considérer lors de la sélection d'un logiciel de comptabilité est le niveau d'éducation de la personne qui va utiliser le logiciel. Les autres aspects importants à prendre en compte sont la fonctionnalité et le coût. Lors du calcul du coût total de l’investissement, n’oubliez pas de prendre en compte les coûts de conversion, les coûts de support technique et les frais de renouvellement annuels. La courbe d'apprentissage est également une considération importante lors du choix d'un logiciel de comptabilité. La rotation est coûteuse et les logiciels avec une courbe d'apprentissage abrupte peuvent augmenter considérablement les coûts de rotation.
Avantages
Un logiciel de comptabilité élimine les redondances qui existaient auparavant dans la fonction de comptabilité. Par exemple, une fois que les informations du fournisseur sont entrées dans un module de comptes fournisseurs, il n’est jamais nécessaire de les saisir à nouveau, quel que soit le nombre de chèques que vous émettez à ce fournisseur. Sur simple pression d'un bouton, un logiciel de comptabilité peut également générer des états financiers complexes tels que l'état des résultats, le bilan et l'état des flux de trésorerie.
Expert Insight
De nombreux fabricants de logiciels proposent des versions d'évaluation de leurs produits. Créez des cas de test des transactions comptables quotidiennes et testez-les dans chaque version d'évaluation que vous envisagez. Si aucune version d'évaluation n'est disponible, demandez à un représentant des ventes de vous présenter une démonstration en direct et communiquez-lui vos scénarios de test. Demandez aux fabricants des références clients, de préférence dans votre secteur d'activité.
