Les procès-verbaux sont un enregistrement organisé des participants à une réunion et des sujets abordés. Les procès-verbaux servent de référence utile aux discussions et aux décisions, ainsi qu’un document d’appui pour les recommandations internes.
Articles inclus
L’ouverture des procès-verbaux comprend une liste des participants. Il note également la date, l'heure et le lieu de la réunion. Au fur et à mesure que la réunion avance, les sujets sont présentés pour discussion et parfois votés ou décidés. Les procès-verbaux de suivi font référence aux participants impliqués dans chaque sujet. Le procès-verbal note également les idées présentées pour la discussion et qui a présenté chaque pensée clé. Les votes ou décisions, ainsi que les étapes d'action dirigée, sont également inclus dans les procès-verbaux.
Types de réunions
Les participants aux groupes de travail informels ou aux réunions de comités prennent souvent leurs propres notes. Un membre peut même distribuer un compte rendu de la réunion à d’autres participants. Cependant, les procès-verbaux des réunions organisées et structurées ne sont normalement utilisés que pour des réunions plus formelles. Les procès-verbaux sont généralement conservés pour les réunions des comités d'organisation, les réunions du conseil, les agences gouvernementales ou les réunions de bureau et les réunions publiques. Un secrétaire ou un membre du personnel administratif prend généralement des notes et prépare les procès-verbaux.
Utilisation de référence
Les membres des groupes de travail ou des comités utilisent souvent les procès-verbaux des réunions comme référence. Les procès-verbaux guident chaque personne impliquée dans son rôle dans l'exécution des décisions prises. Dans les contextes de collaboration, les procès-verbaux aident également les responsables à tenir chaque personne responsable de son rôle. Si un membre de l'équipe n'effectue pas l'action convenue, il peut être réprimandé par un chef. Les procès-verbaux des réunions de gouvernements ou d’organisations publiques répondent également à l’obligation incombant aux organismes publics de transmettre des informations aux populations qu’ils servent et de fournir un compte rendu de leurs activités officielles.
Utilisation de la documentation
Dans certains cas, les procès-verbaux des réunions sont également utilisés comme documents d’appui. Les comités d'organisation discutent souvent des problèmes, des résolutions et des actions, puis font une recommandation formelle à un conseil d'administration ou à un organe plus important. Les procès-verbaux sont souvent joints à la présentation pour illustrer les conversations engagées par le comité. Dans un collège, par exemple, les écoles ou les départements de programmes éducatifs soumettent généralement les procès-verbaux des réunions de comités consultatifs à l’appui des propositions de curriculum.
