Un audit est une analyse et un examen objectifs de certains aspects des activités d’une entreprise afin de confirmer dans quelle mesure celle-ci est en conformité avec les normes attendues. Les audits peuvent avoir des objectifs différents. Un audit financier examine les registres financiers d’une entreprise pour s’assurer qu’ils sont corrects. Un audit de conformité est conçu pour garantir que la société se conforme aux réglementations ou lois en vigueur. Dans la plupart des cas, un audit comprend plusieurs étapes ou phases conçues pour garantir des résultats précis, objectifs et fiables. Le processus d’un audit spécifique dépendra du type d’audit effectué et des normes régissant le travail de l’auditeur.
Notification
Les audits commencent par l’émission d’une sorte de notification à la société ou à l’organisation auditée. La lettre d’avis précisera généralement le but de l’audit, le moment où il aura lieu et la date et l’heure d’une première réunion que les auditeurs souhaiteraient organiser avec les dirigeants de la société.
La notification listera également les documents que l'auditeur veut examiner. Pour une société, cela peut inclure des statuts, les procès-verbaux enregistrés des réunions du conseil, un organigramme, la correspondance, les registres des ventes, etc.
Processus de planification
Après l'envoi de la notification, l'auditeur prendra un certain temps pour planifier l'audit. Ceci est fait avant la réunion avec la direction de l'organisation afin d'élaborer la stratégie appropriée pour cette réunion et le travail sur le terrain qui suit. Les auditeurs doivent également identifier les principaux domaines d’investigation et de préoccupation ainsi que les informations spécifiques qu’ils souhaitent examiner afin d’analyser ces domaines. Cela donne également à l'entreprise le temps de rassembler les documents demandés.
Première rencontre
L'étape de la planification conduit généralement à une première réunion entre la direction de l'entreprise et les auditeurs. Le personnel administratif peut également être présent. L'objectif de la réunion est de donner aux auditeurs l'occasion d'expliquer le processus, ainsi que de donner à l'organisation l'occasion d'exprimer ses préoccupations pratiques, stratégiques ou relatives au calendrier.
Travail de terrain
Le travail sur le terrain est la première étape de l'audit actif. Un calendrier plus détaillé est généralement établi pour que la présence de l’auditeur ne gêne pas trop les affaires. Des entretiens avec des employés clés peuvent avoir lieu pour enquêter sur les procédures et pratiques commerciales. Les auditeurs peuvent également effectuer des contrôles de documents types pour s’assurer que les pratiques de la société en matière de création et de conservation de documents sont correctes.
Le travail sur le terrain peut être effectué par quelques auditeurs ou par une équipe plus nombreuse, en fonction de la taille et de la portée de l'audit.
la communication
Bien que le travail sur le terrain soit effectué par l’équipe d’audit sur site dans les locaux de la société, elle devrait être en contact régulier avec l’auditeur interne afin de clarifier les procédures et de garantir un accès approprié aux documents nécessaires.
Projet de vérification
Lorsque l'équipe d'audit termine le travail sur le terrain et examine les documents, les auditeurs préparent un projet de rapport d'audit. Ce document détaille l’objet de l’audit, les procédures utilisées par les auditeurs, les documents examinés et les conclusions de l’audit. Il inclura probablement aussi une liste préliminaire de problèmes non résolus. Le projet de rapport est distribué à l’équipe pour examen et révisions suggérées.
Réponse de la direction
Une fois que l’équipe de vérification a apporté les dernières révisions au rapport d’audit, le document final est remis à la direction pour examen et réponse. Le document de vérification demande généralement à la direction de répondre à chacune des constatations et conclusions de la vérification en indiquant si elle est d’accord ou non avec les problèmes cités, le plan pour corriger les problèmes ou carences constatés et la date prévue à laquelle toutes les questions auront été résolues.
Réunion de sortie
Suite à la réponse de la direction, qui peut être officiellement jointe au rapport d'audit final, une réunion de sortie formelle peut être programmée avec la société auditée afin de résoudre les problèmes restants ou de répondre aux questions, de discuter de la réponse de la direction et de définir l'étendue de l'audit.
Distribution du rapport d'audit
Le rapport d'audit finalisé est distribué à toutes les parties prenantes nécessaires, y compris à l'intérieur et à l'extérieur de la zone auditée, le cas échéant.
Retour d'information
Enfin, la société auditée met en œuvre les modifications recommandées dans le rapport d'audit, puis les auditeurs examinent et testent dans quelle mesure ces modifications résolvent les problèmes identifiés. La rétroaction entre l'entreprise et les auditeurs se poursuit jusqu'à ce que tous les problèmes soient résolus et que le prochain cycle d'audit commence.
