Le grand livre est un outil de comptabilité important pour toute entreprise. Généralement configuré dans un format à deux colonnes avec une liste des comptes et les débits et crédits associés à ces comptes, il est utilisé à l’intérieur et à l’extérieur de la société pour obtenir une image partielle de la situation financière de la société.
Flux de revenus
Le grand livre général suit les paiements et les recettes du compte. En résumé du plan comptable du journal général, le grand livre général offre un portrait des revenus tels que les revenus générés par les ventes et les services et les dépenses telles que les honoraires juridiques, les salaires et les dépenses de bureau.
Résumés des dépenses des départements
Il permet un accès immédiat à n’importe quel compte dans le système de suivi financier de la société. Par exemple, si une directrice du marketing doit accéder à des dépenses de publicité cumulatives depuis le début de l'année, elle peut rassembler ces informations à partir d'un simple coup d'œil dans le grand livre.
Piste de papier de la compagnie
Correctement tenu à jour et associé aux comptes en création, le grand livre est un élément important de la trace écrite d’une entreprise. Étant donné que le grand livre correspond au compte, les informations telles que la source, la date, la description et le solde du compte d’une transaction sont accessibles via le grand livre. L'examen du grand livre général devrait ensuite permettre à un responsable de l'entreprise de retrouver une transaction dans un bon de commande, une facture ou une feuille de temps.
Détails financiers
L'ajout de sous-catégories, appelées sous-livres, au grand livre donne aux agents financiers plus de détails, tendances et schémas au sein de l'entreprise et leur permet de prendre des décisions financières éclairées. Comprendre les fluctuations des ventes et des dépenses au sein de son entreprise aidera le chef des finances à décider quand et comment obtenir des contrats ou des investissements en capital.
Piste d'audit
Il crée une piste d’audit pour toutes les transactions financières de la société. En plus d'être un outil interne précieux, le grand livre serait également accessible par des agences d'audit externes telles que l'IRS ou la SEC.
Santé financière de l'entreprise
À mesure qu’il tire ses informations du plan comptable d’une entreprise et de son carnet de chèques, le grand livre général assure le suivi des actifs, des passifs, des fonds propres, des produits et des charges.
États financiers
Le grand livre est relié au système comptable d’une entreprise pour générer les états financiers les plus importants de celle-ci: le bilan et l’état des résultats.
Documentation pour obtenir du financement
Le grand livre fait partie de la documentation nécessaire aux entreprises pour obtenir un financement extérieur. Il fait également partie des rapports annuels remis aux actionnaires des sociétés cotées en bourse.
