Les voyages liés au travail peuvent être soit un avantage, soit un fardeau, en fonction de la destination et de la nature du travail effectué. Les employés qui voyagent peuvent être responsables de leurs propres dépenses ou peuvent être indemnisés par un employeur. Les employeurs qui paient les frais de déplacement d'un employé peuvent rembourser leurs frais, fournir un compte de dépenses à leurs employés ou proposer des indemnités journalières avant leur départ. "Per diem" signifie en latin "par jour" et se présente sous la forme d'un forfait pour chaque jour de voyage.
Politiques de l'entreprise
Les employeurs sont responsables de la définition de leurs propres politiques en matière d'indemnités journalières en ce qui concerne le salaire des employés et le montant de leur rémunération. Les employeurs sont libres de choisir entre rembourser leurs employés après leur voyage et payer une indemnité journalière à l'avance - s'ils optent pour une indemnité de déplacement. En outre, les employeurs peuvent fixer des limites qui déterminent le montant des indemnités journalières qu’un employé peut recevoir au cours d’une année ou lors d’un seul voyage. À l'instar des tâches et des autres formes de compensation, les employeurs sont passibles d'amendes et de poursuites judiciaires s'ils discriminent les travailleurs sur la base du sexe, de la race ou de la religion lorsqu'ils versent une indemnité journalière.
Indemnités journalières
Le département d’État des États-Unis propose une liste de taux journaliers, appelés indemnités journalières, à l’intention des employeurs. Ces taux varient en fonction du lieu où un employé se rend. L'indemnité journalière indique les montants en dollars pour la nourriture et le logement dans chaque endroit. Les États fournissent leurs propres indemnités journalières, qui peuvent être supérieures ou inférieures aux indemnités fédérales. Cependant, les indemnités des États désignent généralement les voyages à l'intérieur de l'État, tandis que les indemnités fédérales fixent les taux journaliers des déplacements à l'étranger.
Imposition
L'Internal Revenue Service, ainsi que les services fiscaux des États, exigent des employeurs qu'ils déclarent l'indemnité journalière aux fins de l'impôt uniquement si elle dépasse l'indemnité journalière. Les employeurs qui offrent des indemnités journalières égales ou inférieures aux niveaux d'indemnisation des États et des fédérations n'ont pas besoin de déclarer le paiement, ni de l'ajouter aux registres de paie. De même, les travailleurs per diem n’ont pas à le demander en impôt sur le revenu, sauf s’il dépasse l’allocation gouvernementale. Toutefois, les contribuables ne peuvent pas radier les dépenses de l'entreprise couvertes par des indemnités journalières ou des remboursements de leurs employeurs.
Utilisation
Étant donné que les indemnités journalières sont perçues comme un avantage pour les employés qui voyagent, ceux qui reçoivent une indemnité journalière peuvent l’utiliser comme ils le souhaitent. Parmi les moyens les plus courants d’utilisation des indemnités journalières, vous pouvez payer les hôtels, les repas, les taxis et le stationnement. Les employés qui ont dépassé leur indemnité journalière doivent généralement payer eux-mêmes la différence de leurs frais de voyage. Par contre, ceux qui voyagent modestement peuvent conserver le supplément journalier supplémentaire qu’ils ne dépensent pas. Les employés peuvent payer les frais de déplacement avec une indemnité journalière (ou l’argent obtenu pour encaisser un chèque sur une indemnité journalière) ou avec une carte de crédit personnelle, l’indemnité journalière permettant de régler le solde ultérieurement.
