Les employés engagent des dépenses pour l'hébergement, les repas, le transport et les frais accessoires (blanchisserie, nettoyage à sec, stationnement, pourboires) lorsque leur travail les éloigne de leur domicile. Certaines entreprises exigent des rapports de dépenses détaillés accompagnés de reçus documentant les sommes dépensées pour rembourser à leurs employés ce qu'ils ont réellement dépensé. D'autres choisissent de nommer un montant fixe que les employés peuvent dépenser lors de voyages d'affaires. Nolo définit ce «paiement d'un montant fixe pour les dépenses journalières d'un employé ou d'un mandataire» comme étant «une indemnité journalière».
Importance
Le remboursement des frais de déplacement ayant des incidences fiscales pour l’employé et l’organisation, l’IRS a mis en place une «procédure de calcul des revenus» qui définit les dépenses journalières admissibles et les rapports correspondants. L’IRS autorise deux options journalières: un «taux journalier pour les frais combinés de logement et de repas» ou «un taux journalier pour les frais de repas uniquement». Cependant, note le conseiller fiscal, à la suite de «la procédure de calcul des revenus», «Peut utiliser des dépenses réelles admissibles» à condition de conserver des enregistrements avec «justification appropriée».
Information de taux
La General Services Administration, ou GSA, fixe chaque année les tarifs journaliers pour les sites continentaux des États-Unis (CONUS). Le Département d’État met à jour les taux journaliers mensuels pour les pays étrangers, tandis que le Comité indemnité journalière, indemnités de déplacement et de transport du Département américain de la défense calcule les taux journaliers pour Alaska, Hawaii, Guam et d’autres lieux non continentaux, États-Unis. Les taux CONUS peuvent être trouvés dans la publication IRS 1542.
Les types
Les tables des indemnités journalières de la GSA indiquent les tarifs pour l’hébergement, les repas et les frais accessoires - M & IE. L'IRS définit M & IE comme «tous les repas; service de chambre; le linge, le nettoyage à sec et le repassage des vêtements et des pourboires. »En outre, la GSA propose deux options journalières: un tarif standard et ce que l’on appelle le tarif« haut-bas ». Le tarif fédéral standard attribue un montant en dollars «ville par ville» aux États-Unis continentaux. Le tarif décroissant applique un taux pour les localisations les moins chères et un taux différent pour les localisations les plus chères. Selon le Conseil évangélique pour la responsabilité financière, le taux élevé-bas nécessite moins d’administration.
Documentation
Selon l'IRS, les remboursements journaliers ne sont pas imposables en tant que salaire si le montant versé à l'employé «est égal ou inférieur au taux quotidien fédéral», et l'employé soumet un rapport de dépenses dans les 60 jours. Les notes de frais doivent indiquer «le but commercial, la date et le lieu du voyage».
Considérations
La réglementation de l'IRS limite l'indemnité journalière des travailleurs indépendants aux coûts des repas. À l'instar des autres voyageurs d'affaires, les indépendants doivent documenter le but, l'heure et le lieu de leur voyage. La procédure de facturation de l'IRS comprend des étapes pour calculer les dépenses déductibles liées aux voyages d'affaires des employés qui ne sont pas remboursés pour leurs repas et frais accessoires, selon le conseiller fiscal.
