La communication de projet traditionnelle se déroulait dans une structure clairement définie, utilisant des canaux tels que le courrier interne, les téléphones, les mémos et les réunions formelles. Les communications de projet modernes utilisent des technologies telles que le courrier électronique, l'intranet et les médias sociaux pour partager des informations au sein d'une structure d'équipe plus flexible. Les besoins en communication ont évolué parallèlement à l'émergence de nouvelles approches en matière de gestion de projet et à la nécessité d'informer un groupe plus large de parties prenantes.
Méthodologie
Une équipe de projet traditionnelle a traité le projet en plusieurs étapes, complétant chaque étape avant de commencer la suivante. L'équipe a documenté chaque étape et obtenu une signature avant de progresser. Selon Project Smart, la pratique moderne consiste à adopter une méthodologie de projet agile dans laquelle les étapes du projet peuvent se chevaucher lorsque les membres de l'équipe traitent des cycles individuels, en les modifiant en fonction des retours. Cela complique la communication en mettant l'accent sur les mises à jour de statut et un accès facile aux informations les plus récentes sur le projet.
Équipe
Une équipe de projet moderne comprend un vaste groupe de membres permanents et temporaires. Outre les membres du personnel interne, une équipe peut également inclure des consultants, des fournisseurs, des partenaires commerciaux et des entreprises fournissant des services informatiques. Le chef de projet doit s'assurer que tous les membres de l'équipe disposent d'un accès sécurisé à la communication du projet pendant la période de leur implication. Selon Project Place, un projet est un système social temporaire dont le succès dépend de la collaboration, de la communication et de l'engagement via un partage d'informations transparent.
Les parties prenantes
Les projets modernes ont un groupe de parties prenantes beaucoup plus large. En plus de communiquer avec les membres de l'équipe et les sponsors, les responsables de projet reconnaissent qu'il est important de tenir toutes les parties prenantes, y compris la communauté, les régulateurs, les agences gouvernementales et les investisseurs. Selon le cabinet de conseil en gestion Cornwell, des communications inefficaces contribuent au manque de succès de plus de 65% des projets échoués.
Canaux
La communication de projet moderne tire parti des communications en réseau pour améliorer la collaboration. La messagerie électronique et la messagerie instantanée permettent aux membres de l'équipe de partager des informations rapidement et facilement, plutôt que de s'appuyer sur des canaux papier, tels que des mémos internes ou des télécopies. Les portails de projet fournissent un point d'accès sécurisé unique pour toutes les informations et la documentation du projet via Internet. La vidéoconférence permet aux membres de l'équipe de configurer des réunions de progression, même lorsque les membres de l'équipe se trouvent dans des lieux différents. Des technologies telles que les blogs et les réseaux sociaux améliorent encore la communication du projet, en créant un sentiment de communauté et en permettant aux parties prenantes de fournir un retour d'information susceptible d'influencer le projet.
