Si vous travaillez dans la gestion d'événements, vous savez que le meilleur moyen de gagner des affaires est une proposition professionnelle qui illustre sans aucun doute pourquoi vous êtes l'entreprise la plus qualifiée pour le poste. Une proposition bien rédigée vous aide à vous démarquer dans un océan de sociétés de gestion d'événements et montre aux clients potentiels que vous comprenez les rouages de l'entreprise.
Comment rédiger une proposition pour un événement
Étant donné que la planification d’un événement repose sur une organisation et une planification minutieuses, une proposition d’événement illustrant votre prévoyance et votre capacité à décrire en détail les détails de l’événement peut vous permettre de remporter le poste. Avant de commencer votre proposition, pensez à vous et aux plus grands atouts de votre entreprise. Trouvez un moyen de les intégrer à votre proposition.
Votre proposition ne devrait pas être une lettre officielle, mais plutôt une présentation simple des manières spécifiques dont vous mettriez en œuvre la vision de votre client. Avant de rédiger votre proposition, le meilleur moyen de bien comprendre cette vision est de rencontrer un client potentiel individuellement. Dans de nombreuses situations, ils ne savent pas exactement ce qu’ils envisagent pour leur événement. Au lieu de cela, les clients ont souvent une idée vague du type d’événement qu’ils souhaitent et s’attendent à ce que vous les aidiez à y parvenir. C’est là que peut briller une proposition bien conçue décrivant les détails de l’événement de leurs rêves.
Dans votre exposé sur la gestion des événements, vous devez inclure un résumé des besoins et des objectifs du client au tout début de votre proposition afin que le client sache qu’ils ont été compris lors de votre rencontre. Ensuite, fournissez des suggestions de restauration, de musique, de lieu ou de décor qui, selon vous, conviendraient bien aux suggestions du client. Assurez-vous que tout ce que vous proposez respecte le budget du client. Inclure des photos d’événements passés similaires que vous avez gérés peut vous aider à les gagner.
Dans votre proposition, veillez à fournir un résumé de votre expérience en tant que planificateur d'événements et de toutes les spécialités que vous possédez. Plus votre expérience est en phase avec les besoins du client, plus il a de chances de voir votre valeur et de vous engager.
Modèle de devis de planification d'événement
Vous voudrez que votre proposition d’événement fournisse une liste des services que vous fournissez. Dans chaque catégorie, indiquez spécifiquement ce que votre entreprise va faire. Indiquez les heures de service le jour de l’événement, le nombre de membres du personnel que vous allez fournir et le coût. Découpez les services en catégories telles que la décoration, la restauration ou le divertissement. Vous pouvez également suggérer aux sous-traitants avec lesquels vous avez déjà travaillé de fournir un excellent service à votre client.
Assurez-vous d'inclure une section à la conclusion de votre proposition qui décrit vos politiques d'annulation ou de modifications de dernière minute. Indiquez votre tarif horaire ou vos honoraires de conseil et expliquez quels services entraîneraient l’application de ces frais supplémentaires au-delà de la portée de votre contrat. Expliquez combien de temps les informations contenues dans votre proposition sont valides. Veillez également à inclure des informations juridiques concernant les dommages ou l’assurance.
