Le parrainage fournit des fonds et un soutien essentiels aux organisateurs d'événements et donne aux sponsors la possibilité de s'engager de manière positive avec leur public cible. Une proposition de parrainage doit convaincre le destinataire que son association à l'événement apportera d'importants avantages en termes de marque et de responsabilité sociale. Il doit décrire les possibilités de parrainage et préciser les coûts et le calendrier.
Fixer des objectifs de parrainage
Des objectifs de parrainage clairs doivent être définis avant de rédiger la proposition. Vous voudrez peut-être des fonds pour couvrir les coûts de fonctionnement, un parrainage sous la forme d’équipements ou de fournitures essentiels, ou une association avec une marque de prestige pour améliorer le statut de votre événement. Un bon contrat de parrainage améliore l'expérience des sponsors et des participants.
Promouvoir l'opportunité
Les sponsors veulent savoir comment les valeurs de leur marque s'alignent sur celles de votre événement et pourquoi votre événement offre une opportunité unique d'atteindre leur marché cible. Décrivez la taille, la composition et les intérêts du public de votre événement. Il est également important de montrer en quoi la culture de l’événement correspond aux objectifs marketing du sponsor potentiel. Une exposition de fitness, par exemple, ouvrirait des perspectives commerciales aux entreprises du sport ou de la santé. Un séminaire sur la fiscalité attirerait des cabinets comptables ou des conseillers financiers en tant que sponsors. Un événement de grande envergure qui attire une couverture médiatique offre une valeur ajoutée aux sponsors potentiels.
Décrire la portée du parrainage
Informez les sponsors de la forme que prendra le sponsoring et de ce qu’ils obtiendront pour leur contribution. Vous pouvez proposer un parrainage exclusif si vous pouvez attirer un acteur majeur, ou des packages à niveaux permettant à un certain nombre de sponsors plus petits de contribuer à différents niveaux et de recevoir différents avantages. En répertoriant les packages disponibles, vous indiquez aux sponsors comment ils peuvent s’engager auprès du public de l’événement. Par exemple, lors d’un événement sportif, les sponsors peuvent afficher leurs logos dans des zones très fréquentées, donner des prix ou proposer des vêtements de sport de marque aux participants. Un organisateur de conférence peut offrir aux sponsors la possibilité de présenter un discours liminaire ou d’organiser une salle de réunion pour les délégués. Dans la mesure du possible, personnalisez les solutions pour répondre aux besoins et aux objectifs des sponsors plutôt que d’offrir des packages standard.
Impliquer les sponsors avec la technologie de l'événement
La technologie de l'événement offre aux sponsors la possibilité de bénéficier d'une implication plus étroite du public. En sponsorisant des publicités ou des informations sur une application événementielle, par exemple, les sponsors peuvent obtenir des données sur le nombre de visiteurs utilisant l'application. Le parrainage de jeux interactifs suscite l'intérêt des participants et leur donne une visibilité supplémentaire. Les sponsors peuvent également soutenir l'événement et améliorer les installations des délégués en prenant en charge les coûts d'un accès haut débit ou WiFi.
Définissez votre plan média
Un plan média détaillé dans votre proposition indique aux sponsors comment vous envisagez de promouvoir l'événement. Une vaste couverture médiatique offre aux sponsors une visibilité supplémentaire et démontre que vous travaillez pour promouvoir leur entreprise. Si possible, offrez aux sponsors la possibilité d'inclure des informations dans votre matériel promotionnel. Dans votre plan de médias sociaux, donnez aux sponsors la possibilité de participer à des forums d'événements ou d'afficher des mises à jour sur leur implication.
