Lorsque vous dépensez votre propre argent pour le compte d'un client, d'un employeur, de vos collègues ou d'un partenaire commercial, vous pouvez et devez vous attendre à le récupérer.Les agents de vente, les enseignants, les avocats et les conseillers financiers peuvent engager des dépenses professionnelles remboursables quotidiennement. Ces dépenses grugent votre marge bénéficiaire si vous ne les contenez pas.
Envoyez une lettre de remboursement avant de dépenser
À moins d'attendre l'approbation préalable, vous perdez une occasion, demandez un remboursement avant de dépenser de l'argent. Faire votre demande par écrit vous permet de créer un budget pour l'événement ou le projet et de justifier à l'avance comment et pourquoi dépenser de l'argent maintenant permettra d'économiser de l'argent plus tard.
Exemples:
Cher Allen Jeffries,
Lors du dépôt de votre acte constitutif, j'ai appris que la Arizona Corporation Commission facturait des frais de 35 USD pour le traitement accéléré de la réservation du nom de votre entreprise. Comme nous en avons discuté lors de notre réunion de mardi dernier, le nom de votre société, "Wild Turkey Surprise", nécessite des frais de traitement de 10 $ pour pouvoir le réserver pour les 120 prochains jours. L'ajout des frais accélérés sécurisera la réservation du nom avant le vendredi 11 mai au lieu du jeudi 17 mai. Le paiement des frais de traitement accélérés garantit que vous possédez le nom avant que Alphabet Sign Company ne fabrique l'enseigne au néon que vous avez commandée pour le côté ouest de votre restaurant. Cela nous donne également le temps d’obtenir une réponse de Warner Brothers pour s’assurer qu’ils ne considéreraient pas le nom comme une violation de leurs marques ou de leurs droits d’auteur.
Comme le temps compte, je paierai les frais de traitement accéléré si je ne vous contacte pas avant demain midi et je soumettrai ma demande de remboursement avec mon rapport de dépenses hebdomadaire habituel.
Cordialement,
Alexis Chapman, CPA, Services aux entreprises Chapman
Étiquette journalière
L'Internal Revenue Service indique qu'une indemnité journalière couvre les frais d'hébergement, de repas et les frais accessoires lorsque l'employé voyage pour son travail. Les employés doivent déposer un rapport de dépenses dans les 60 jours, sans quoi l’indemnité journalière devient un salaire imposable. Le rapport doit inclure la date à laquelle le voyage a eu lieu, l'objectif commercial et le lieu du voyage. L'employé doit également joindre des reçus pour l'hébergement. L'intégralité de l'indemnité journalière devient imposable si votre travailleur ne soumet pas de rapport de dépenses.
Exemple:
À l’attention de: Robert Morgan, directeur du département de comptabilité
Cher Robert Morgan, Vous trouverez ci-joint mon rapport de dépenses pour mars 2018. J'ai joint mes reçus pour le séjour prévu de trois nuits à Sandals, sur l'île de Sanibel, du 5 au 7 mars pour notre séminaire annuel de formation à la vente. J'ai ajouté les frais pour les trois nuits supplémentaires d'hébergement à Denver, Colorado, entre le 7 et le 12 mars, tout en faisant face à la grève des chats sauvages à notre emplacement en centre-ville. J'ai aussi ajouté les reçus pour le nettoyage à sec de mon costume après qu'un gréviste m'avait lancé un ballon rempli de peinture rouge, ainsi qu'une estimation du coût d'une nouvelle tenue. Le nettoyeur n'a pas réussi à éliminer toutes les taches. J'ai inclus une citation de Men's Wearhouse, de Ted's Clothiers et de The Suit Depot pour une nouvelle veste, un nouveau pantalon, une chemise de ville, une cravate et des chaussures, car ils ont tous subi des dommages importants.
Cordialement,
James S. Corwin, directeur des ventes, magasin n ° 3126, Phoenix, Arizona
Enseignants
De nombreuses écoles ne remboursent pas aux enseignants les articles de classe qu’elles pourraient acheter. Les districts scolaires peuvent toutefois couvrir au moins une partie des coûts de formation continue, notamment les frais de voyage, d'hébergement, de livres, de test et de matériel d'étude. Vous pouvez déduire jusqu'à 250 $ par année sur votre déclaration de revenus si votre district ne vous rembourse pas. Consultez votre directeur et votre directeur d’école avant de dépenser de l’argent.
Exemple:
Cher M. Polk, La classe de cette année est 10% plus grande que l'année dernière, mais je n'ai reçu que 15 manuels scolaires en état d'utilisation pour mes 33 étudiants. Bien que vous ayez raison de dire que les étudiants peuvent partager un livre en classe, ils ne pourront pas étudier ensemble à la maison. L'impression de toutes ces pages de cahier supplémentaires me fera parcourir l'intégralité de l'allocation de papier copie avant le 30 septembre, ce qui ne me laissera pas d'autre choix que d'acheter de nouveaux manuels ou d'acheter plus de papier copie.
J'ai calculé que même si toutes les pages étaient imprimées sans erreur, j'aurais besoin de 32 rames de papier supplémentaires entre le 1er octobre 2018 et le 31 mai 2019. Au tarif de gros, on m'avait indiqué 4 $ par rame, pour un total de 128 $. Étant donné que la plupart des parents paient déjà 65 dollars par an en frais de scolarité, j’estime que ce serait un fardeau de leur demander de payer des copies alors que leurs enfants devraient déjà avoir des manuels scolaires. Je suis disposé à acheter le papier moi-même tant que le district scolaire me remboursera à un moment donné. À des fins de comparaison, j'ai inclus les prix de Staples, Office Depot et Walmart.
Cordialement,
Angel Harris, Science de 5e année, École secondaire de Rolling Hills
Compagnons de travail
Si vous prêtez de l’argent, des outils ou des fournitures à un collègue, vous devez convenir au préalable qu’il s’agit d’un don ou d’un prêt. La plupart des collègues feront un effort pour équilibrer leurs comptes, mais certains risquent d'oublier votre générosité à moins que vous ne demandiez un remboursement. Si vous concluiez un accord écrit, vous auriez le droit, le cas échéant, d’appuyer un cas de petite réclamation. Si votre arrangement était verbal et privé, en l'absence de toute autre personne, vous auriez peu de chance de récupérer votre argent ou vos biens.
Exemples:
Exemple de lettre de remboursement de frais avec accord écrit préalable:
Cher Bob:
Lorsque j’ai acheté votre carte de transport pour le mois de mars, c’était avec la ferme intention de me rembourser ou de m’acheter une carte pour avril. J'ai joint une copie de l'accord de remboursement que vous avez signé avant d'acheter votre pass. S'il vous plaît, payez-moi les 62 $ ce vendredi ou je devrai ajouter 5 $ de retard. Merci de prendre soin de cette ASAP.
Cordialement,
Roland
Format de lettre de remboursement sans accord écrit préalable:
Cher Zach,
Les trois déjeuners que je t'ai achetés la semaine dernière ont totalisé 39,20 $. S'il vous plaît, payez au moins la moitié d'ici vendredi et le reste avant le 24 avril. Je comprends que vous ayez du mal, mais j'ai utilisé une partie de l'argent de l'essence de cette semaine pour acheter ces repas pour vous. Merci de vous occuper du problème tout de suite.
Votre membre de l'équipe,
Janet
