Un ordre du jour de réunion bien structuré est un outil précieux pour garantir que les réunions produisent les résultats souhaités dans les délais impartis. Les grandes lignes des activités à mener, ainsi que la liste des sujets spécifiques à discuter, devraient viser à guider les participants tout au long de la réunion. Par conséquent, un ordre du jour joue un rôle important pour assurer la productivité de la réunion.
Communication anticipée
Un ordre du jour garantit que les informations pertinentes concernant les questions à discuter sont transmises aux participants à l'avance. En conséquence, les participants disposeront de suffisamment de temps pour mener leurs recherches et leurs consultations car l’ordre du jour contient une liste des sujets ou questions à traiter. De plus, les participants sauront s’ils sont programmés pour parler ou faire des présentations. Tous les membres invités à la réunion savent à quoi s'attendre.
Objectif de la réunion
Un ordre du jour est important pour que les participants restent concentrés sur le sujet à l’étude. En effet, il contient une liste des objectifs de la réunion, ainsi que les principaux problèmes essentiels pour que la discussion reste centrée sur l'objectif de la réunion. Pour ce faire, vous pouvez également informer les participants des priorités ou prendre en compte toutes les questions et tous les projets qui concernent chaque participant.
Engager les membres
En plus d'insister sur le but de la réunion, un bref aperçu verbal de l'ordre du jour au début de la réunion permet de définir le rythme de la réunion. Il donne également aux participants l’occasion d’identifier leur point de vue sur un problème, ainsi que de savoir où se retirer lorsque la réunion sort du sujet. En conséquence, les participants comprennent le déroulement de la réunion et s’impliquent correctement dans les discussions.
Outil de gestion du temps
Un ordre du jour fournit un cadre étape par étape pour une réunion efficace. Cela permet de garantir une utilisation efficace du temps des participants, en particulier si l'ordre du jour comprend un temps alloué pour chaque point de l'ordre du jour. Le respect des délais impartis aide les participants à rester concentrés sur les problèmes et préoccupations importants.
