Pour de nombreuses entreprises, l'envoi et la réception de télécopies sont quotidiens. La télécopie est si courante qu'il est facile de glisser dans une communication informelle. En suivant quelques étapes simples, vos fax resteront professionnels. En vous conformant aux règles de télécopie, votre entreprise conservera la réputation professionnelle pour laquelle vous avez tant travaillé.
Envoi de fax
Rappelez-vous toujours que l'envoi de documents par télécopie est un processus commercial. En tant que tel, gardez à l’esprit ces directives de base:
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Toujours inclure une page de couverture, exempte d’informations ou d’illustrations inutiles. Indiquez sur la page de couverture votre nom et vos coordonnées, le nombre de pages (y compris la page de garde du fax), le destinataire souhaité et toute autre information pertinente. N'oubliez pas que le destinataire du fax peut ne pas être le seul à voir le document. Veillez donc à garder la page de garde du fax professionnelle.
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Après avoir transmis votre télécopie, passez un appel de suivi au destinataire. Cela n'exige pas une discussion approfondie sur le contenu de la télécopie. Vous confirmez simplement que le fax a été reçu. Dans cette conversation, il convient de faire savoir à la personne qu'elle est libre de vous appeler pour toute question complémentaire aux documents télécopiés, à sa convenance.
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Faites preuve de discrétion lorsque vous envoyez des informations sensibles ou confidentielles par télécopie. Si vous envoyez des informations de nature personnelle, appelez à l'avance pour informer la personne que vous envoyez la télécopie au préalable. Un moyen d'éviter ce type de problème consiste à utiliser un service de télécopie en ligne. Ces services envoient faxés directement à un ordinateur personnel.
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Soyez prudent lorsque vous envoyez des documents non sollicités. Tous ceux qui travaillent dans un bureau savent à quel point ces publicités pour une assurance maladie à moindre coût et les voyages à prix réduit à Hawaii peuvent être agaçantes. Si vous envoyez des fax non sollicités à vos clients, ne le faites que dans les rares cas où cela est garanti. Si vous recevez une demande d'un destinataire vous demandant de ne pas recevoir de tels fax, respectez ses souhaits et supprimez-les de votre liste.
Réception de fax
Comme pour l’envoi de fax, il existe également des règles d’étiquette concernant la réception de fax:
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Respectez la confidentialité des fax confidentiels reçus. Ne partagez pas avec vos collègues des informations personnelles qui étaient uniquement destinées à votre consultation.
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Ne laissez pas les télécopies sensibles traîner à un endroit où d'autres personnes pourraient éventuellement les voir. Traitez les télécopies comme tout autre document confidentiel.
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Si vous recevez une télécopie par erreur, informez-en l'expéditeur en l'appelant. Généralement, il vous est demandé de détruire les fax reçus par erreur.
