Une liste de contrôle d'audit ISO 9001 est un outil, l'un des nombreux outils de la boîte à outils de l'auditeur, utilisé pour évaluer le système de gestion de la qualité d'une organisation. Imaginons une analogie comparant le système de gestion de la qualité avec le plan d'un charpentier et l'auditeur avec un inspecteur en construction. L’objectif est d’évaluer le travail accompli par rapport à la manière dont le plan directeur dit qu’il devrait être fait et par rapport aux codes du bâtiment - ou, dans ce cas, aux exigences de la norme ISO 9001. Les listes de contrôle doivent être conçues pour faciliter cette évaluation et non pour ajouter des formalités administratives.
Examen de la documentation
Une liste de contrôle peut être conçue pour effectuer une revue de la documentation. Après avoir vérifié que la procédure de contrôle des documents de l'organisation, telle que rédigée, répond aux exigences de la norme ISO 9001, concevez la liste de contrôle en extrayant des éléments spécifiques de cette procédure. Concentrez les questions sur le contrôle des documents proprement dit, avec seulement une ou deux questions concernant les exigences ISO 9001 spécifiques au processus audité. Il suffit de demander: "Quelle (s) clause (s) ISO 9001 s'appliquent au processus ABC?" et "Process ABC répond-il à ces exigences?" Il n'est pas nécessaire de réécrire l'intégralité de la norme sous forme de questions sur les listes de contrôle.
Responsabilité de la direction et engagement
Une liste de contrôle peut être conçue spécifiquement pour un audit de gestion. La liste de contrôle peut identifier chaque clause énonçant une exigence comme une responsabilité directe de la direction et d'autres éléments pertinents, tels que la planification des ressources humaines et de l'infrastructure. Cette liste de contrôle peut être utilisée initialement lors d'un entretien avec la direction, puis complétée tout au long de l'audit, à mesure que les éléments probants sont évalués dans l'ensemble de l'organisation.
Formation et compétence
Une liste de contrôle peut inviter les auditeurs à se rappeler des exigences universelles, telles que la formation et la compétence. Lorsque vous suivez une piste d'audit couvrant d'autres clauses, vous pouvez parfois ignorer ces exigences et nécessiter une activité de suivi avant la clôture de l'audit. Une liste de contrôle peut aider à s'assurer que les auditeurs recherchent des preuves que les employés sont compétents pour les travaux qu'ils effectuent, en fonction de leur formation, de leur formation, de leurs compétences et de leur expérience. Il est également important de confirmer que des plans d'action sont développés et mis en œuvre pour garantir que les employés atteignent les niveaux de compétence requis.
Processus externalisés
Les éléments de la liste de contrôle doivent couvrir les processus externalisés. Ceci peut être combiné aux exigences universelles applicables mentionnées ci-dessus. L'adage "loin des yeux, loin du coeur" peut faire oublier aux audités et aux auditeurs que l'entreposage pour les programmes A, B et C est toujours effectué sur site, mais que pour le programme X, cette fonction est désormais assurée par un prestataire de services logistiques tiers.. ISO 9001 exige spécifiquement que les processus externalisés soient contrôlés afin de s'assurer qu'ils répondent aux exigences de l'organisation en matière de système de gestion de la qualité.
Surveillance et mesure
Les listes de contrôle doivent indiquer l’efficacité du processus de mesure et les tendances en matière de surveillance afin d’évaluer la capacité du système de gestion de la qualité. Les mesures peuvent inclure des données de contrôle de processus statistiques complexes ou peuvent être aussi simples que le nombre de plaintes de clients internes ou externes. Les listes de contrôle doivent permettre aux auditeurs d'identifier les métriques en place et les tendances révélées par ces métriques depuis l'audit précédent. Les listes de contrôle doivent également rappeler aux auditeurs de rechercher des preuves des mesures prises pour corriger les tendances négatives.
Ajouter de la valeur
Les listes de contrôle des audits devraient apporter une valeur ajoutée plutôt que d'exister simplement pour satisfaire aux exigences d'un processus d'audit interne. Il est plus important pour un auditeur de suivre une piste d'audit qui se présente pendant l'audit que de suivre une liste de contrôle. Les auditeurs inexpérimentés peuvent perdre de vue ces traces s’ils ont trop recours aux listes de contrôle.
