La budgétisation constitue la base de la performance future d’une entreprise. Les gestionnaires créent le budget en anticipant les conditions financières et les attentes du marché pour les périodes futures. Ces gestionnaires calculent les revenus et les dépenses pour la période budgétisée. Lorsque la période indiquée dans le budget arrive, les responsables comparent les dépenses réelles aux chiffres du budget et évaluent la performance du département.
Créer un budget
La création d'un budget d'entreprise implique tous les départements de l'organisation. Le service des ventes anticipe les conditions du marché et estime les revenus futurs pour créer un budget des ventes. Le département de la production utilise ces informations pour créer un budget de production prévoyant les coûts de matériel, de main-d'œuvre et les frais généraux. Les directeurs administratifs et commerciaux prévoient leurs dépenses pour la prochaine année. Un responsable du budget coordonne la communication entre chaque service, compile chaque section dans un budget principal et crée des rapports financiers budgétisés.
Mesurer les résultats réels
Le service de comptabilité enregistre les transactions mensuelles dans le grand livre. Le comptable crée des états financiers réguliers pour communiquer les résultats financiers de la société. Le comptable crée également des rapports financiers qui communiquent l’activité de vente et les dépenses des départements pour chaque département. Le comptable distribue les rapports de département aux responsables de département appropriés et l'ensemble complet au responsable de budget.
Calculer la variance budgétaire
Le responsable du budget compare les dépenses de vente réelles aux ventes et dépenses budgétisées. La différence entre les montants budgétés et réels correspond à l’écart budgétaire. Le responsable du budget combine les chiffres réels, les chiffres du budget et les chiffres des écarts de budget dans un rapport pour chaque service. Le responsable du budget distribue ce rapport aux chefs de service et à leurs supérieurs.
Évaluer la performance
Les écarts budgétaires servent à évaluer les performances des chefs de département individuels. Plus la variance est grande, plus les supérieurs se posent de questions sur les montants. Les responsables de département doivent expliquer la raison de l’écart budgétaire. Si le responsable du budget a une explication raisonnable ou si la situation était hors de son contrôle, ses performances ne sont pas affectées. Si l’écart budgétaire existe en raison d’une mauvaise gestion de la part du chef de département, son évaluation sera négative.
