De nombreuses organisations ont des problèmes. Pour rédiger un mémo sur la résolution d'un problème, vous devez suivre des étapes spécifiques.. Avant de pouvoir rédiger un mémo, vous avez besoin de toutes les informations relatives au problème, ainsi que des personnes impliquées. Parfois, résoudre un problème consiste à améliorer la communication.
Déterminer ou définir le problème est. Votre mémo devrait commencer par une déclaration de problème. Ceci est un résumé rapide de la nature du problème. Assurez-vous de mettre ces informations dans les termes les plus simples possibles pour que toutes les personnes concernées comprennent le problème.
Découvrez les causes possibles du problème. Votre plan d'action peut être axé sur l'élimination des causes.
Ecrivez qui et quoi est affecté par le problème. Dressez la liste de toutes les personnes et des départements concernés et expliquez comment. Par exemple, un système informatique inadéquat affectera le service clientèle car il ne pourra pas prendre les appels aussi rapidement. Cela peut réduire la rentabilité d'une entreprise car un service client médiocre peut entraîner une perte de part de marché.
Faites une liste des solutions possibles au problème. Une solution pourrait être une mise à niveau complète du système informatique. Une autre solution possible consiste à embaucher davantage de représentants du service clientèle pour traiter le nombre excessif d'appels dû à un système défaillant. Écrivez autant de solutions au problème que vous pouvez trouver.
Recommander la meilleure solution possible. Expliquez pourquoi la méthode que vous avez choisie est la meilleure. Déterminez qui aidera à le mettre en œuvre. Votre recommandation devrait inclure les coûts qui seront engagés. Assurez-vous que la solution a une heure de début et une heure de fin. Décrivez les personnes ou les services qui participeront à la solution.
