Il est rare de voir une entreprise se charger de la comptabilité à l’aide de l’ancien système de colonnes et de crayons. Les ordinateurs ont eu un impact considérable sur la manière dont le travail de comptabilité est effectué, non seulement pour les grandes entreprises, mais également pour les petites entreprises.Les systèmes de comptabilité sont abordables et relativement faciles à utiliser, ce qui en fait une alternative viable pour de nombreuses entreprises.
Grand livre général
La gestion d’un grand livre, l’épine dorsale d’un système de comptabilité, est l’usage courant d’un ordinateur dans le domaine financier. Les codes de compte peuvent être ajoutés ou supprimés facilement, ce qui rend le grand livre très flexible. Des segments au sein des codes de compte peuvent être désignés pour certaines fonctions, ce qui facilite la création de rapports. Par exemple, un code de comptabilisation des dépenses pourrait être défini dans le système sous la forme 60235. Le "6" signifie que le compte est une dépense, le "2" peut signifier un département, tel que les ventes, et le "35" peut identifier une programme de marketing spécial dans les ventes. Cette configuration permet d’interroger facilement les dépenses d’un département ou d’un programme de marketing donné.
Comptes à payer
Le paiement des factures prend souvent beaucoup de temps et d’énergie, en particulier lors de l’utilisation du système manuel. En utilisant un logiciel, vous pouvez payer une facture et comptabiliser les dépenses associées au paiement en même temps. Vous pouvez payer vos factures par lots et imprimer tous vos chèques en même temps, ce qui vous permet de gagner beaucoup de temps. Plus de chèques manuscrits ou de dépenses entrées manuellement. Une fois que les fournisseurs sont entrés dans le système, vous n'avez plus besoin d'écrire leurs noms et adresses. Le logiciel enregistre ces informations et vous ne saisissez que les numéros et les montants de factures pré-remplis, un avantage majeur de l'informatique. système.
Faire rapport
Des rapports faciles sont un avantage bien connu d'un programme de comptabilité informatisé. Les erreurs peuvent être facilement identifiées, corrigées et vous pouvez ré-exécuter des rapports en quelques minutes, chose impossible à réaliser à l'aide du système manuel. Tous les calculs étant effectués par ordinateur, la précision des rapports est très élevée, ce qui accroît la fiabilité des informations financières. Une fois que les données comptables sont entrées dans le système, elles peuvent être compilées et manipulées au moyen de rapports et de requêtes faciles à utiliser et à modifier. Les systèmes de comptabilité offrent diverses options de création de rapports, notamment la possibilité d’exporter des données vers une feuille de calcul, où vous pouvez manipuler les informations.
Paie
La paie, une sous-section de la comptabilité, est souvent traitée avec des ordinateurs et non à la main. Les calculs complexes, tels que les avantages et les taxes, sont effectués par un ordinateur, ce qui augmente leur exactitude et leur efficacité. Les modifications peuvent être apportées facilement et rapidement. Si un employé veut augmenter sa retenue d'impôt, cette information est entrée dans le système et le reste est traité par un système de paie. Pour minimiser les erreurs, les feuilles de temps peuvent être téléchargées directement dans le système sans intervention humaine, ce qui représente un gain de temps considérable pour toute entreprise ayant de nombreux employés horaires.
