Habituellement utilisés dans le secteur public, les documents d’information sont de courts documents qui incluent des résumés d’un problème particulier et le plan d’action suggéré pour l’accompagner. Dans un environnement professionnel, un adjoint de direction peut utiliser un document d’information pour informer le directeur général d’un problème qui fera l’objet d’une discussion lors de la prochaine réunion du conseil, par exemple. Dans ce cas, la PDG peut vouloir connaître le contexte et le contexte du problème, ainsi que les étapes suivantes, afin de pouvoir en discuter avec les membres du conseil. Si vous souhaitez rédiger un document d’information pour un membre de votre entreprise, veillez à ce qu’il soit précis et succinct.
Format d'un document d'information
Comme son nom l’indique, les documents d’information se veulent brefs. En règle générale, vous devez conserver votre papier sous deux pages afin de le lire et de l’absorber facilement. Le but d'un document d'information est d'informer le destinataire sur un problème complexe, de fournir un contexte de haut niveau et d'inclure des recommandations pour la suite des choses. Cela l'aide à connaître les points saillants pour prendre les décisions qui s'imposent ou effectuer les tâches connexes. Les documents d’information sont rédigés dans un langage clair et simple et comprennent souvent des points centraux plutôt que des paragraphes denses, ce qui facilite leur lecture.
Le début du document de briefing
Indiquez le nom de la personne pour laquelle vous écrivez le document d’information, la date du jour et le sujet de la note d’information en haut. De nombreuses notes de synthèse commencent par une section «Objectif», utilisée pour identifier le motif de la note. Cela aidera le lecteur à comprendre pourquoi cette information est importante pour lui.
Le présent document a pour objet d’informer le président des détails de l’incident de police survenu le 3 septembre dans notre bureau de Saint-Louis. Cet incident devenant une actualité nationale, le président peut recevoir des questions de la part des médias.
Par ailleurs, certaines notes d’information commencent par une section «Problèmes», dans laquelle vous pouvez inclure tous les problèmes à résoudre.
Le corps du briefing paper
Le corps du document d’information devrait inclure une section sur les «Considérations clés», où vous pouvez noter le contexte ou l’arrière-plan de la question, ainsi que toute information pertinente que le lecteur devrait connaître.
Points à considérer: L’auteur n’est pas et n’a jamais été un employé de cette société. Il a agi seul, sans l'aide de quiconque dans notre établissement. Bien que les employés aient ouvert des portes sécurisées, ils l'ont fait sous la contrainte et conformément aux procédures de sécurité. Trois employés seront décorés par le service de police de Saint-Louis pour leur courage en aidant à maîtriser l'auteur.
Ensuite, décrivez le plan d’action suggéré dans une section intitulée «Prochaines étapes». Ici, vous pouvez inclure des résultats et des scénarios possibles en fonction des solutions disponibles.
Aide à donner une réponse
Certains documents d’information incluent également des «Notes d’expression». Vous pouvez y inclure des points spécifiques que le lecteur devrait aborder s’il prononce un discours ou tient une réunion sur le sujet à traiter. Au lieu d’écrire un discours qu’ils devraient lire, il vaut mieux inclure de petits points avec les sujets qu’ils devraient mentionner. Cela les aidera à expliquer le problème avec leurs propres mots.
À la fin de votre document d'information, indiquez vos coordonnées afin que le lecteur puisse facilement vous contacter s'il a des questions.
