Les employés qui paient des dépenses d'entreprise approuvées avec leurs fonds propres peuvent généralement s'attendre à un remboursement de leurs employeurs. Pour faciliter ce remboursement et garantir que les coûts sont correctement enregistrés dans le livre de la société, les employés sont tenus de soumettre un rapport détaillé de toutes les dépenses de ce type.
Articles dont vous aurez besoin
-
Ordinateur
-
Imprimante
-
(facultatif) Modèle de rapport de dépenses d'entreprise
Si votre entreprise fournit un modèle de rapport de dépenses, accédez-y et suivez ses instructions.
Sinon, rassemblez vos reçus et placez-les dans un ordre chronologique. Indiquez également toutes les dépenses pour lesquelles vous n'avez pas de reçus, telles que le kilométrage d'une automobile et les frais accessoires, tels que les journaux et les rafraîchissements achetés auprès de distributeurs automatiques d'hôtels.
Si vous créez votre propre rapport sans modèle fourni par la société, utilisez une feuille de calcul informatique. Créez un modèle et copiez-le dans une nouvelle feuille de calcul pour chaque nouveau rapport que vous préparez. Chaque en-tête de feuille doit indiquer votre nom, le nom du département, le code et la période couverte par le rapport. Au-dessous de ces informations, votre modèle doit comporter au moins cinq colonnes, intitulées Date, Bénéficiaire, Objet ou description et Montant. Selon la politique de votre entreprise, vous devrez peut-être ajouter des colonnes supplémentaires pour des informations telles que les codes de comptabilité, les participants à la réunion, etc.
Inscrivez vos dépenses sur votre feuille en ordre chronologique à l'aide de vos reçus et liste comme sources. Préparez un rapport par période - hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou autre - généralement spécifié dans la politique de votre entreprise. Si vous avez plusieurs reçus pour une seule journée, il est utile de les regrouper par type de dépense, tels que les frais de repas et les frais de stationnement.
Si vous recevez une indemnité forfaitaire pour quelque fin que ce soit, entrez-la sur sa propre ligne au bas du rapport, après les dépenses acquittées.
Si vous êtes remboursé pour le kilométrage effectué sur votre véhicule personnel, vous devez tenir un journal de bord et transférer le kilométrage dans votre rapport de dépenses tous les jours ou toutes les semaines, conformément à la politique de l'entreprise. Saisissez le kilométrage sur sa propre ligne en tant que dépense distincte. Entrez les mots "Kilométrage personnel personnel" dans la colonne Bénéficiaire, les miles et le taux par mile dans la colonne Description ("275 miles à 58 cents / mile") et le montant à rembourser dans la colonne Montant. Notez que chaque employeur a son propre taux de remboursement du kilométrage.
Lorsque toutes les dépenses sont entrées, additionnez-les en tant que dernier élément de la colonne du montant. Si vous avez reçu une avance de fonds pour couvrir vos dépenses, soustrayez ce montant de vos dépenses totales. C'est le montant à vous rembourser.
Différents employeurs ont des politiques différentes sur la manière de soumettre des reçus. Vous aurez peut-être besoin que vous soumettiez les reçus originaux, ou que vous soumettiez des numérisations ou des photocopies. Vous devrez peut-être faire des renvois afin qu'il soit plus facile pour la personne qui traite votre remboursement de faire correspondre les dépenses au reçu. Si vous soumettez une demande de remboursement du kilométrage, vous devez également soumettre une copie de votre journal automatique pour la période.
Soumettez votre rapport de dépenses dans le formulaire, accompagné des reçus, conformément à la politique de votre employeur. Soumettez uniquement la feuille de calcul contenant les dépenses de la semaine en cours, et non le fichier de feuille de calcul complet avec le modèle vierge et plusieurs semaines de dépenses.
Conseils
-
Autant que possible, payez les dépenses remboursables avec une carte de crédit que vous utilisez uniquement pour ces dépenses. Cela devrait vous aider à garder une trace des dépenses d’entreprise remboursables et à rapprocher leurs paiements.
Évitez de mélanger des dépenses professionnelles et personnelles sur le même reçu.
Doublecheck tous les rapports et faire correspondre les recettes des dépenses avec les montants réclamés sur le rapport. De nombreuses erreurs se produisent lorsque des personnes se dépêchant dans la tâche transfèrent le mauvais montant du reçu au rapport de dépenses.
Consultez toujours le service des ressources humaines, de la paie ou de la comptabilité de votre employeur pour savoir comment rembourser vos dépenses avec exactitude et à temps.
Attention
Ne mentez jamais sur les dépenses. Cela vole l'entreprise et peut avoir des conséquences néfastes telles que la résiliation du contrat ou des poursuites pénales.
Renseignez-vous auprès de votre employeur pour connaître les restrictions éventuelles concernant ce que vous pouvez obtenir. Il se peut que tous les repas ne puissent pas être passés en charges et que des dépenses comme l’alcool, le nettoyage à sec ou le service de voiturier ne soient pas possibles. Votre employeur devrait avoir des directives sur ce qui est et ce qui n’est pas remboursable.
Ne payez que pour vos propres dépenses professionnelles approuvées - ne payez pas les dépenses d'autres personnes à moins que vous ne soyez autorisé à le faire. Évitez également de payer les frais d'un autre employé à qui les frais sont remboursés.
