Que vous poursuiviez une action en justice ou souhaitez simplement obtenir une copie de votre dossier personnel auprès d'un ancien employeur pour vos documents professionnels, des étapes spécifiques que vous devez suivre pour obtenir votre dossier. Il n'existe aucune loi fédérale exigeant que les employeurs acceptent les demandes d'anciens employés souhaitant consulter leurs dossiers personnels. Cependant, certains États ont des lois concernant l'accès des employés aux dossiers du personnel. En outre, de nombreux employeurs répondent de bonne foi aux anciens employés qui présentent une demande en temps voulu pour consulter leurs dossiers du personnel.
Récupérez votre manuel de l'ancien employé à partir de vos dossiers personnels. Si vous n'avez pas conservé une copie de votre manuel de l'employé, contactez votre ancien employeur pour demander la procédure de demande de votre dossier d'emploi. En attendant, passez en revue les emplois que vous avez actuellement pour déterminer quels documents liés à l'emploi vous manquaient. Organisez vos documents d’emploi personnels en prévision de l’examen de votre dossier personnel. Dressez une liste de certains documents d’emploi que vous souhaitez réviser et copier. Utilisez-le comme une liste de contrôle des documents à réviser et à copier lorsque votre ancien employeur accepte votre demande.
Envoyez toutes les informations relatives à la demande de documents relatifs au personnel par les employés à votre représentant ou à votre avocat si vous êtes représenté par un tiers. Lorsque d'anciens employés sont représentés par un avocat, il est d'usage que l'avocat ou le conseiller juridique initie la demande. Si un avocat soumet une demande écrite pour vos documents, les employeurs doivent en fournir des copies au représentant de l'employé.
Accédez au site Web du département du travail de votre état et lisez les lois concernant les demandes des employés concernant les dossiers du personnel. Si vous étiez employé par un employeur du secteur privé, recherchez les lois concernant l’obligation pour les entreprises de produire des copies du dossier du personnel de leurs anciens employés. Les lois des États concernant l'accès des anciens employés du secteur public peuvent être régies par les lois du travail de l'État ou par les lois concernant la divulgation des archives publiques. Les employés du gouvernement sont considérés comme des employés du secteur public. Par conséquent, les règles qui s’appliquent à leur emploi sont parfois codifiées dans la législation concernant les lois relatives à la transparence du stockage ou aux lois Sunshine. Les lois Sunshine permettent au public d'accéder aux documents du domaine public.
Rédigez une demande écrite pour votre dossier personnel. Si votre ancien employeur a une politique concernant les demandes d'emploi, il est probable que la politique nécessite une demande écrite. D'un autre côté, si le département du travail de votre état impose certaines étapes pour demander des fichiers d'emploi, vous devrez peut-être soumettre une demande écrite. Dans certains cas, les anciens employés doivent soumettre leur demande écrite par courrier certifié afin d’avoir un enregistrement de la demande.Même si votre employeur n'a pas d'exigences d'envoi, envisagez d'utiliser un courrier avec accusé de réception certifié pour envoyer votre demande. Cela garantit que vous avez un enregistrement de la date à laquelle votre demande a été envoyée et reçue par la société.
Conseils
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Pour gagner du temps, conservez une copie de vos relevés d’emploi de votre employeur actuel. Il est plus facile de constituer votre propre dossier d’emploi dès le début de votre emploi. Conservez une copie de votre manuel de l'employé afin de disposer d'une référence pratique si vous avez des questions sur les politiques d'emploi après avoir quitté votre emploi.
Attention
Vous devrez peut-être payer le coût des photocopies lors de l'examen de votre dossier. De nombreux employeurs fourniront gratuitement des copies de vos documents de travail. Cependant, les employeurs ont bien le droit de facturer des frais raisonnables pour photocopier les documents des employés.
