Les planificateurs d'événements travaillent à divers titres pour aider les entreprises, les organisations et les particuliers à planifier des événements réussis. Les organisateurs d’événements peuvent tout organiser, des mariages et des baby showers aux conférences et salons professionnels. Si un diplôme d'études collégiales ou une formation officielle n'est pas nécessaire pour devenir un organisateur d'événements, il existe une variété d'outils de planification et de compétences pouvant aider les planificateurs d'événements à gérer des entreprises performantes qui attirent des clients.
Compétences d'organisation
Si vous souhaitez devenir un organisateur d'événements, peu importe le type d'événement que vous planifiez, assurez-vous que vos compétences organisationnelles sont irréprochables. Organiser un événement prend des mois de planification et de préparation. Les organisateurs d'événements créent des calendriers pour les aider à organiser les détails de l'événement, de la sélection d'un lieu à la réservation d'un traiteur. Ils doivent suivre les contrats avec chaque fournisseur avec lequel ils travaillent et tenir les fournisseurs et les clients informés de tout changement susceptible d'avoir une incidence sur l'événement qu'ils planifient.
Techniques de négociation
Les organisateurs d'événements passent beaucoup de temps à négocier avec les fournisseurs lorsqu'ils organisent des événements. Ils s'efforcent d'obtenir pour leurs clients des prix équitables, conformes aux budgets de leurs clients. Un planificateur d'événements peut négocier avec une entreprise de restauration, un lieu de réunion, une imprimerie ou un graphiste.
Compétences de recherche
Les compétences en matière de recherche sont utiles lors de la planification d'événements basés sur des thèmes, de la recherche des fournisseurs les plus avantageux ou de l'identification du média sur lequel l'audience cible de l'événement tire régulièrement ses informations et ses actualités. Que ce soit pour rechercher un lieu ou pour trouver des moyens d’attirer les participants à un événement, les planificateurs d’événements doivent être qualifiés pour mener des recherches.
Niche et marché cible
Les organisateurs d'événements avec des créneaux connaissent un grand succès car ils sont en mesure d'adapter leurs services à un certain type de clientèle. La sélection d’une niche vous aide également à vous positionner en tant qu’expert. Vous avez la possibilité de planifier des événements corporatifs, sociaux ou politiques, pour en nommer quelques-uns. Les organisateurs de mariage, par exemple, coordonnent des événements allant des fiançailles au brunch de mariage, constituant ainsi la principale ressource de la future mariée pour les événements liés au mariage. Les planificateurs d’événements de niche établissent des relations avec les fournisseurs dans leurs domaines de spécialisation, afin d’avoir des fournisseurs de qualité à proposer à leurs clients.
Assurance
Protégez votre entreprise de planification d'événements avec une assurance erreurs et omissions. Dans le monde de la planification d'événements, des incidents avec l'événement, le lieu ou les fournisseurs peuvent donner lieu à des litiges. Évitez les frais et dépenses associés aux poursuites en souscrivant une assurance pour votre entreprise.
Protégez-vous davantage en travaillant avec un avocat pour créer un contrat de service qui décrit les services que vous fournissez et détaille votre responsabilité.
Education et expérience
Vous n'avez pas besoin d'un diplôme d'études collégiales ou d'une certification pour devenir organisateur d'événements, mais l'éducation ne peut qu'améliorer vos compétences. De nombreux planificateurs d'événements apprennent l'industrie en effectuant des recherches, en travaillant en tant que stagiaire et en commençant par des postes de coordination d'événements de premier échelon. Une formation en planification d'événements, marketing, gestion, opérations, relations publiques et communications de masse peut vous aider à devenir un planificateur d'événements.
