Un système de petite caisse aide les entreprises à payer rapidement de petites dépenses sans enregistrer chaque transaction. C'est un fonds distinct d'argent qui est mis de côté pour payer des fournitures ou d'autres dépenses peu coûteuses. Pour contrôler correctement le fonds de petite caisse et l'enregistrer correctement aux fins de l'impôt, le fonds doit être stocké dans un endroit sûr et rapproché fréquemment.
Système de petite caisse
Alors que certaines entreprises de vente au détail gèrent de petites dépenses en dehors de leurs caisses, un système de petite caisse approprié implique de mettre de côté un montant fixe d'argent dans une boîte ou un tiroir et de l'utiliser pour payer de petites dépenses. Les reçus pour les dépenses vont dans la boîte avec tout changement des transactions. Le total des reçus et le montant restant doivent toujours correspondre au montant que vous avez commencé. Par exemple, si vous avez un fonds de petite caisse de 100 dollars et que vous dépensez 27,52 dollars en fournitures de bureau, votre reçu pour l’achat, majoré de l’argent restant dans le fonds, totalisera 100 dollars.
Recettes
L'IRS exige des reçus pour toutes les dépenses supérieures à 75 $, mais c'est une bonne habitude d'obtenir des reçus pour chaque transaction de petite caisse, peu importe sa taille. Les reçus fourniront la sauvegarde des chèques de réapprovisionnement de la petite caisse lorsque vous aurez besoin de compléter le fonds. Lorsque la petite caisse devient faible, vérifiez toujours le solde avec les reçus avant d’en ajouter d’autres. Pour reconstituer le fonds, envoyez un chèque de société à «Petite caisse», encaissez-le et ajoutez l'argent dans la case. Les feuilles de réconciliation et la feuille de rapprochement des petites caisses vont au comptable pour être entrées dans le système comptable.
Faire rapport
La feuille de rapprochement de la petite caisse et les reçus constituent la sauvegarde du chèque de réapprovisionnement de la petite caisse. Entrez-les en une transaction dans le registre bancaire et affectez des sous-totaux à chaque catégorie. Par exemple, si les recettes totalisent 97,12 USD et représentent 29,88 USD de fournitures de bureau, 43,02 USD de maintenance et 24,22 USD de promotion, la transaction débite 97,12 USD et les crédits Fournitures de bureau 29,88 USD, Maintenance 43,02 USD et 24,22 USD de promotion.
Tenue de registres
Comme toute autre dépense d'entreprise, l'IRS exige que vous conserviez vos reçus et autres pièces justificatives pendant sept ans. Joignez les reçus au verso de la feuille de rapprochement des fonds de petite caisse et archivez-les lorsqu'ils ont été saisis. Rangez vos reçus de lumière vive. Certains reçus imprimés sur du papier thermique se décoloreront bien avant que l’obligation de stockage ne soit satisfaite.
