Les entreprises qui gèrent la petite caisse pour payer les petites nécessités sur demande doivent mettre en œuvre des procédures de test appropriées pour vérifier la petite caisse afin de s'assurer que les employés utilisent la petite caisse pour des raisons appropriées et tiennent compte correctement de la petite caisse utilisée. Dans la mesure du possible, une personne n'ayant pas accès à la petite caisse devrait être la personne responsable de la vérification de la petite caisse.
Calendrier des audits
Les vérifications de la petite caisse doivent être effectuées au hasard et sans préavis aux autres employés. Sans vérifications aléatoires, les employés qui «empruntent» à la petite caisse pour des raisons personnelles ont le temps de remettre l'argent en place avant de procéder à la vérification des fonds.
Totaliser le contenu
Équilibrer la petite caisse dans la boîte ou le tiroir est la première étape de la vérification. Le total de toute la petite caisse plus les reçus pour les articles que la petite caisse a été utilisée pour payer devrait être égal au montant total de la petite caisse destinée à être utilisée. Par exemple, si vous conservez 500 USD en petite caisse et que vous recevez 150 USD en recettes pour les dépenses de petite caisse, vous devez disposer de 350 USD en espèces dans le tiroir. Les comptes ou l'argent non comptabilisés doivent être consignés dans un rapport d'audit et tous les employés ayant accès à la petite caisse doivent être interrogés sur la différence.
Revoir les recettes
Chaque reçu doit clairement expliquer le ou les articles achetés. Si le ou les articles achetés ne sont pas clairement indiqués sur le reçu lui-même, ces articles doivent être notés par écrit sur le reçu, accompagnés de toute explication nécessaire à la dépense. Chaque article acheté doit représenter une utilisation appropriée des fonds de petite caisse et être approuvé par un responsable ou un superviseur, comme indiqué dans les politiques de votre entreprise. Toute utilisation inappropriée de la petite caisse, par exemple pour des objets personnels, doit être consignée dans votre rapport. Toute utilisation de la petite caisse pour couvrir les dépenses d'exploitation normales doit être consignée dans votre rapport et expliquée par les employés afin que vous puissiez déterminer si des modifications doivent être apportées aux procédures d'exploitation afin de couvrir ces coûts d'une autre manière.
Examiner le grand livre
Chaque dépense de petite caisse doit être correctement reflétée dans le grand livre général. Vérifiez les recettes pour une explication de la dépense et vérifiez que la dépense a été imputée au compte de dépense approprié du grand livre général.
Vérifier les articles achetés
Dans la mesure du possible, vous devriez demander à voir le ou les articles achetés avec la petite caisse, en particulier dans le cas de biens non consommables. Si les employés utilisent la petite caisse pour acheter du petit matériel ou d’autres produits de première nécessité, ils doivent pouvoir vous indiquer l’emplacement des articles.
