Maintenir un fonds de petite caisse, c'est conserver 90% des dossiers. Les 10% restants contrôlent qui est autorisé à accéder aux fonds. Quel que soit le type d'entreprise dans lequel vous travaillez et l'utilisation de votre petite caisse, le respect de ces deux principes ainsi que de procédures de budgétisation simples maintiendront l'équilibre de votre caisse.
Fichier preuve de tous les achats
Lors de l’exécution d’un fonds de petite caisse, la première chose à faire est de mettre en place un système de tenue des dossiers efficace et fonctionnel. Vous devriez obtenir des reçus et des factures pour chaque transaction utilisant de la petite caisse et en faire des copies. Cela garantit que vous avez deux fichiers distincts au cas où vous perdriez un reçu. Ne collez pas simplement vos reçus dans un dossier, mais classez-les chronologiquement et envisagez de les placer dans des dossiers distincts pour chaque mois.
Établir des utilisations acceptables pour la petite caisse
N'utilisez pas la petite caisse sans discernement. Vous devriez avoir des directives spécifiques pour ce que vous pouvez utiliser avec de l'argent et ce que vous ne pouvez pas. Par exemple, acheter de l'alcool avec des fonds serait généralement une utilisation inacceptable, même si l'alcool était destiné à un événement social parrainé par une entreprise. Pour vous protéger et protéger toute autre personne ayant accès à l'argent, vous devez avoir des règles écrites sur les dépenses acceptables.
Contrôle d'accès
Gardez toujours votre fonds de petite caisse sous clé. Vous pouvez le conserver dans n'importe quel tiroir, du placard au coffre-fort, mais évitez de le conserver dans des boîtes portables ou d'autres récipients d'entreposage pouvant être déplacés ou emportés facilement. Ne donnez pas de clés ou de combinaisons à plus de quelques personnes. Dans l'idéal, vous ne devriez donner une clé à qu'une ou deux personnes et demander à quelqu'un d'autre de demander à ces détenteurs de clé l'argent dont ils ont besoin.
Effectuer des audits périodiques
Pour vous assurer que votre petite caisse est utilisée de manière appropriée, effectuez des audits périodiques. Des audits efficaces sont inopinés et le but est de vérifier de manière aléatoire les enregistrements, les procédures comptables et le contrôle de votre petite caisse. Sans vérifications, les fonds de petite caisse peuvent être sujets à une utilisation abusive ou à une mauvaise gestion. La manière la plus simple de procéder à un audit est d’avoir un gestionnaire qui n’a pas accès au chèque de caisse du fonds toutes les quelques semaines environ.
