Les actifs sont tous les éléments qu'une entreprise possède et utilise dans ses opérations commerciales. La petite caisse représente une petite somme d'argent qu'une entreprise utilise pour effectuer de petits achats. Les entreprises disposeront souvent d’une caisse avec de l’argent que les employés pourront utiliser pour payer des factures mineures ou le déjeuner des cadres, entre autres utilisations. Comme toutes les activités financières dans une entreprise, une comptabilité de petite caisse appropriée est indispensable.
Classification des actifs
La petite caisse fait partie de la classification actuelle des actifs d’une société. Les actifs courants durent moins de 12 mois dans la plupart des entreprises. La société enregistre généralement la valeur de départ de la petite caisse dans la section Actif à court terme du grand livre. Au fur et à mesure que la société utilise l'argent, elle enregistre les entrées reflétant l'utilisation et les remboursements afin de maintenir le montant standard de la petite caisse.
Méthode
Les entreprises utilisent souvent une petite caisse d’avance. Cette méthode nécessite un processus d’examen simple pour répertorier les dépenses et reconstituer les liquidités. Un petit formulaire permet aux personnes d’écrire combien d’argent se trouve actuellement dans le fonds de petite caisse et toutes les dépenses connexes. Les autres informations incluent les achats effectués avec la petite caisse, la fréquence d'utilisation et le processus de réapprovisionnement. De nombreuses entreprises rechargent la petite caisse mensuellement, bien que cela puisse être moins fréquent.
Contrôles internes
Les contrôles internes protègent les actifs d'une entreprise. Les contrôles de petite caisse comprennent la restriction de l'accès à la trésorerie, la réception de reçus pour les fonds utilisés, le rapprochement mensuel de la caisse et la réception d'une autorisation en bonne et due forme pour remplir la caisse. Ces contrôles permettent de protéger les fonds et de limiter leur utilisation pour les achats inappropriés.
Considérations
Les entreprises peuvent mettre en place un fonds de petite caisse dans plusieurs bureaux. Pour chaque petite caisse de l’entreprise, une entrée est nécessaire pour indiquer le fonds dans le grand livre général de l’entreprise. Une désignation séparera les fonds dans des comptes séparés. Par exemple, une entreprise peut nommer le compte de petite caisse en fonction de son emplacement pour un suivi précis de cet actif.
