Toute personne en charge de la gestion d’une organisation doit posséder de solides compétences en matière d’administration, qui incluent à la fois des compétences organisationnelles et techniques. De nombreuses organisations engagent des assistants administratifs pour s'assurer que le travail est effectué de manière organisée et efficace. Ces assistants aident leurs organisations dans leurs tâches techniques de base, telles que la configuration de présentations PowerPoint et le classement de données dans des bases de données informatiques. Le travail d'un assistant administratif a été amélioré par une technologie informatique avancée et des systèmes de messagerie vocale efficaces. Les capacités organisationnelles telles que la gestion du temps et la communication sont également des compétences administratives importantes.
Compétences informatiques
Dans les milieux de travail modernes, les compétences administratives exigent des compétences en informatique. Les administrateurs efficaces maîtrisent les logiciels de gestion de base, notamment PowerPoint, Excel, Outlook et Word. Selon Karen Porter, coach de carrière pour les professionnels, les assistantes administratives doivent posséder une capacité de frappe rapide et être des chercheurs Internet efficaces. Les assistants administratifs modernes font de la publication assistée par ordinateur et travaillent en étroite collaboration avec les centres d'impression.
Compétences de gestion
Une personne ayant de fortes compétences administratives a la capacité de gérer son temps et celui des autres. Elle doit organiser les priorités de travail de plusieurs personnes différentes, en travaillant sur la planification et la gestion du calendrier. En plus de la gestion du temps, les personnes ayant des compétences administratives doivent parfois faire preuve de leadership, motiver l’équipe et aider à la résolution des conflits.
Compétences en écriture
Une personne ayant des compétences administratives peut rédiger des rapports écrits qui transmettent efficacement les idées et les objectifs de l’organisation. Elle peut exprimer des idées de manière à ce que les membres de l'équipe comprennent clairement ce que l'on attend d'eux et sachent comment procéder. Les autres tâches de rédaction qui nécessitent des compétences administratives sont la correction d'épreuves, la rédaction de lettres commerciales et la dactylographie dictée par un cadre ou un autre membre de l'équipe.
Planification d'événements
La planification d'événements est une compétence administrative qui consiste à planifier des réunions internes et des événements externes. Les organisations font appel à des assistants administratifs pour organiser leurs voyages et les coordonner avec leurs horaires de travail.
