Que vous organisiez une retraite d'entreprise, un congrès ou un autre événement spécial, les conférenciers invités peuvent offrir à votre public de nouvelles perspectives et le bénéfice de l'expertise. Une liste de contrôle peut aider à organiser les arrangements pour que tout se passe bien. Pour des raisons d'organisation, divisez la liste de contrôle en domaines: voyage, finances, technologie, adresse et besoins du locuteur. L'hôte et le conférencier peuvent créer des listes de contrôle dans ces catégories pour s'assurer que l'événement ne présente pas de complications.
PREPARATIFS DE VOYAGE
Les conférenciers, qu'ils soient rémunérés ou bénévoles, doivent généralement se rendre à la conférence. Cela peut impliquer d'importants projets de voyage, tels que billet d'avion et hôtel, ou un simple trajet en voiture. C'est à l'organisation hôte de prendre les dispositions nécessaires. Découvrez d'où vient la conférencière, le type de transport dont elle aura besoin et ses préférences pour l'heure d'arrivée et le départ.Obtenez également des informations pertinentes sur le locuteur, telles que sa date de naissance, qui est nécessaire pour certaines réservations. Ensuite, la liste de contrôle devrait inclure la réservation d'un voyage - la réservation d'un hôtel si nécessaire et l'organisation d'un transport terrestre tel qu'une voiture. Ajoutez une note pour confirmer tous les arrangements plusieurs jours avant l'engagement. Les listes de contrôle des orateurs devraient inclure la fourniture d'informations à l'hôte et la confirmation des détails.
Arrangements financiers
Les éléments de la liste de contrôle de l'hôte doivent inclure la confirmation que le paiement a été effectué à l'orateur. Souvent, les intervenants reçoivent une partie avant l’événement à titre de provision et une partie après avoir mené à bien leur mission. Si tel est le cas, créez deux éléments de la liste de contrôle pour ne pas oublier. La liste de contrôle financière du locuteur devrait inclure la fourniture à l'hôte de tous les détails pertinents, tels que l'adresse ou le numéro de compte pour le dépôt direct, ainsi que la confirmation du paiement.
Besoins technologiques
De nombreux orateurs utilisent la technologie dans leur adresse. Les conférenciers invités doivent dresser une liste de tout ce dont ils auront besoin - ordinateurs portables, rétroprojecteur et écran, câbles, pointeur, microphone, etc. L’hôte doit demander ces informations et ajouter des éléments pratiques, tels que des cordons d’alimentation, des ordinateurs portables de secours et un technicien disponible pour résoudre tout problème éventuel.
Le discours et les matériaux
Les organisations hôtes doivent indiquer clairement ce qu'elles recherchent auprès du conférencier. Cela peut inclure un sujet spécifique à aborder, ou des détails plus pratiques, tels que la longueur de l'adresse. Faites une liste de tout et envoyez-le à l'orateur. Pour le locuteur, cette liste de contrôle devrait inclure la finition et l'édition de l'adresse. L'orateur doit également cocher la création de copies en double du discours et de documents à l'appui, tels que des présentations PowerPoint. L'animateur et l'orateur doivent au préalable collaborer pour déterminer s'il fournira une copie préliminaire de l'adresse, par exemple pour les médias ou pour un interprète gestuel.
Soins pour le président
Cette section de la liste de contrôle est destinée à l'hôte, pas à l'orateur. Votre conférencier doit être traité comme un VIP pour l'événement. Affectez une personne à la liaison et à la gestion de l'interlocuteur, puis communiquez à l'interlocuteur les coordonnées de la personne affectée. Le jour de l'événement, assurez-vous que le gestionnaire sait où accueillir l'orateur et fournit les mises à jour nécessaires à l'événement et les détails importants. Le gestionnaire doit également présenter le conférencier aux personnes importantes de l’organisation. Ajoutez des éléments à la liste de contrôle qui garantissent le confort du locuteur pendant l’événement, tels que des bouteilles d’eau sur le podium. Enfin, ajoutez des éléments de la liste de contrôle pour vous rappeler de remercier l’orateur suivant l’événement - éventuellement avec une note manuscrite ou un arrangement floral - et de finaliser tous les paiements.
