Le formulaire 941, qui correspond à la déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur, peut être transmis par voie électronique à l'IRS. Toutefois, le formulaire ne peut pas être archivé par votre entreprise. L'IRS exige que toutes les entreprises déposent électroniquement le formulaire 941 par l'intermédiaire d'un intermédiaire agréé.Un fournisseur de service de paye agréé pour le dépôt électronique et un signataire autorisé de l'IRS sont les deux options possibles pour le dépôt électronique du formulaire 941. L'agent intermédiaire gère le processus de dépôt une fois qu'il reçoit toutes les informations pertinentes.
Trouver un intermédiaire approuvé par l'IRS pour envoyer électroniquement le formulaire à l'IRS (voir Ressources). Une entreprise individuelle n'est pas autorisée à envoyer le formulaire par voie électronique. Un fournisseur de services de paie est un exemple d’intermédiaire que vous pouvez utiliser.
Organisez les informations pertinentes pour que l’intermédiaire puisse archiver le formulaire à votre intention. Le nom et l'adresse de l'entreprise, le numéro d'identification de l'employeur, le nombre d'employés ayant reçu une rémunération et l'impôt retenu sur le revenu sont des exemples d'informations nécessaires pour remplir le formulaire. Passez en revue le formulaire 941 pour obtenir les informations exactes dont le fournisseur de services aura besoin de vous (voir Ressources).
Soumettez les informations pertinentes à l'intermédiaire. Selon le fournisseur de service, vous pouvez soumettre les informations à un emplacement physique ou les envoyer par courrier. Si vous envoyez les informations par courrier, utilisez un courrier certifié pour vous en assurer la réception. Le fournisseur de services remplira le formulaire de fichier électronique avec les informations de votre entreprise et le soumettra à l’IRS par voie électronique en votre nom.
