Le formulaire IRS 941 sert à déclarer les taxes trimestrielles de l'employeur. Si vous êtes un employeur et que vous retirez les taxes fédérales, de l'assurance-maladie et de la sécurité sociale des chèques de paie de vos employés, vous devrez probablement remplir le formulaire 941. Vous pouvez envoyer une copie papier de ce formulaire tous les trimestres ou demander à le déposer par voie électronique.
Articles dont vous aurez besoin
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Formulaire commercial 941 et instructions
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Numéro d'identification de l'employeur (EIN)
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Rapports de paie
Soumettez des copies papier du formulaire commercial 941
Visitez le site Web de l'Internal Revenue Service (IRS) pour imprimer le formulaire 941 et son livret d'instructions (voir Ressources ci-dessous).
Marquez votre calendrier avec les dates auxquelles le formulaire 941 est dû chaque trimestre. Les rapports reflétant les taxes payées pour le premier trimestre sont dus le 30 avril et le 31 juillet pour le deuxième trimestre. Les rapports du troisième trimestre sont dus le 31 octobre et le quatrième trimestre doit être soumis au plus tard le 31 janvier.
Assurez-vous que votre numéro d'identification d'employeur (EIN) est entré correctement sur votre formulaire. Le traitement de votre formulaire peut être retardé si votre EIN est incorrect.
Inscrivez les ajustements à effectuer pour les taxes payées sur les indemnités de maladie et les assurances à la ligne 7.
Lisez les instructions ligne par ligne pour voir si votre entreprise est admissible à des "ajouts spéciaux" ou à des crédits en raison d'un paiement excédentaire de taxes. Ces sujets sont traités aux lignes 8 et 9.
Déterminez si vous devez ou non effectuer un dépôt d’impôt trimestriel. Si vous devez moins de 2 500 $ pour le trimestre, vous n'avez pas à payer jusqu'à ce que vous produisiez une déclaration à la fin de l'année. Si vous devez plus que ce montant, vous devrez remplir le formulaire 8109 pour déposer vos impôts auprès d'un dépositaire fédéral.
Consultez le livret d'instructions du formulaire 941 pour savoir où envoyer votre rapport complet en fonction de l'état de votre entreprise. L'IRS dispose de plusieurs bureaux régionaux desservant différentes régions du pays.
Recueillez des informations sur la masse salariale concernant le nombre d'employés qui reçoivent un chèque de paie de votre entreprise et le total des salaires, des pourboires et des autres rémunérations soumis aux taxes fédérale, de l'assurance-maladie et de la sécurité sociale. Vous allez inscrire cette information aux lignes 1 à 6 du formulaire 941.
Appliquer au formulaire de formulaire 941 par voie électronique
Demandez à utiliser le programme de fichiers électroniques IRS pour transmettre vos rapports trimestriels 941 par voie électronique. Vous pouvez accéder au dossier de candidature à partir du site Web de l'IRS (voir Ressources ci-dessous).
Respectez les dates d'échéance pour la demande de dépôt du formulaire 941 en ligne. Pour pouvoir utiliser le programme de fichiers électroniques pour le premier trimestre se terminant le 31 mars, vous devez avoir soumis votre candidature avant le 15 décembre. Les dates d'échéance des candidatures pour les deuxième, troisième et quatrième trimestres sont respectivement le 15 mars, le 15 juin et le 15 septembre.
Conservez le code PIN qui vous est attribué dans un endroit sûr. Ce numéro, attribué uniquement à vous, est utilisé comme signature électronique pour le formulaire 941.
Conseils
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Si vous êtes propriétaire d'une entreprise saisonnière ou d'un employeur, vous n'avez peut-être pas besoin de produire des rapports trimestriels avec le formulaire 941. Les instructions de ce formulaire fournissent plus d'informations sur les types d'entreprises pouvant être exemptées de ce dépôt.
