Les manuels de procédures fournissent des instructions et des instructions pour le fonctionnement quotidien d'une entreprise. Les manuels de procédures sont essentiels pour assurer la cohérence et la qualité des produits et des services. Chaque entreprise, qu’il s’agisse d’un entrepreneur, d’une petite entreprise ou d’une grande entreprise, doit disposer d’un manuel de procédures pour chaque membre du personnel dans la description de poste écrite. Les manuels de procédures fournissent également une réponse écrite aux imprévus ou des solutions aux problèmes courants. Les solutions garantissent que les problèmes communs ont la même réponse à chaque fois.
Solutions et instructions spécifiques
Les manuels de procédures relatifs aux exigences de performance d'un membre du personnel garantissent que, si un nouveau membre du personnel est embauché, la performance sera exactement la même. Lorsque des membres du personnel sont absents pour cause de maladie ou de vacances, l’employé qui reprend le poste sera en mesure de s’acquitter de ses tâches conformément à la politique en utilisant le manuel de procédures.
Référence rapide
Les manuels de procédures fournissent une référence rapide en cas de question ou de problème. L'élaboration d'un manuel de procédures pour chaque poste, produit ou service doté du personnel fournit la cohérence nécessaire et remplace le bouche à oreille, qui est systématiquement peu fiable. Les révisions du manuel de procédures sont généralement effectuées chaque fois qu'un nouveau poste, produit ou service est présenté à l'organisation. Chaque manuel de procédures comprend une table des matières, un glossaire des termes et des copies des formulaires utilisés dans l'exécution d'une tâche.
Création d'un manuel de procédures
Sans solutions, instructions et instructions documentées, il n'y aurait pas d'uniformité dans les affaires. La meilleure présentation pour un manuel de procédures est un classeur, généralement composé de trois anneaux. Les manuels de procédures contiennent généralement au moins 100 pages. Les illustrations pour le manuel peuvent être créées avec un appareil photo numérique. Les chefs d'entreprise déterminent les informations à inclure dans le manuel de procédures en élaborant un plan et en demandant à chaque personne du service de commenter l'impact du manuel de procédures. Les employés de départements spécifiques ont connaissance des problèmes et des problèmes courants dans ce département.
Conseil d'Expert
Les responsables qui créent un manuel de procédures demandent également conseil à des experts qui ont fait leurs preuves en matière de solutions, de procédures et de stratégies de développement. Une équipe de professionnels, chacun avec une tâche spécifique, documente la rédaction des politiques et procédures de l'entreprise pour le manuel. Chaque procédure du manuel de procédures doit être travaillée avant d’être incluse dans le manuel de procédures. Travailler à travers chaque procédure permet à l'équipe de voir à quel point la solution proposée sera efficace.
Graphiques dans un manuel de procédures
Les photos sont incluses dans les manuels de procédures, en particulier si plusieurs étapes sont nécessaires pour effectuer une tâche. Les gens répondront souvent mieux aux instructions écrites ou à des images ou à des illustrations.
