Le formulaire IRS 1099 sert à déclarer le revenu non calculé que les personnes sous contrat gagnent tout au long de l’année, par exemple pour un travail qu’elles accomplissaient. Les employeurs sont tenus de classer 1099 pour toute personne non rémunérée à qui ils paient 600 $ ou plus au cours de l'année civile. Le formulaire 1096 est utilisé pour transmettre les informations du formulaire 1099 à l'IRS. Toutefois, certains employeurs peuvent être amenés à soumettre 1099 demandes supplémentaires après avoir rempli le formulaire 1096, généralement en raison du fait qu’il a accidentellement laissé quelqu'un en dehors du processus. Lorsque vous avez 1099 fichiers supplémentaires à déposer après le dépôt du formulaire 1096, le processus pour ajouter un 1099 est assez simple et nécessite simplement un peu de paperasse supplémentaire.
Terminez votre 1099
Une fois que vous avez découvert votre erreur et que vous réalisez que vous avez 1099 autres fichiers à produire après avoir rempli le formulaire 1096, il vous suffit de remplir le formulaire 1099 que vous avez manqué la première fois. Saisissez les informations comme vous le feriez si vous aviez fait cela à l’origine. Vous remarquerez qu'en haut du formulaire, il y a deux cases, l'une disant "Annulé" et l'autre, "Corrigé". Vous ne cochez aucune de ces options car vous ne corrigez pas le formulaire 1099 soumis à l'origine. Vous en soumettez une supplémentaire.
Une fois terminé, vous devrez non seulement soumettre le formulaire 1099 à l’IRS, mais également à l’employée sous contrat afin qu’elle en ait un pour ses dossiers et ses objectifs de classement. La copie B va à l’employée sous contrat, mais si vous êtes en retard dans la période d’imposition, vous l’auriez peut-être après l’avoir déposée pour l’année d’imposition. Pour cette raison, il est préférable d’effectuer vos impôts et les formulaires requis au début de l’année. De cette façon, vous disposez de beaucoup de temps avant les échéances fiscales pour corriger les erreurs. L'IRS suggère de soumettre la documentation 1099 avec le formulaire 1096 avant le 28 février.
Vous pouvez poster la copie de l'IRS et votre 1096 à l'adresse de soumission de l'IRS fournie pour votre région, ou vous pouvez archiver le fichier en supposant que vous disposez d'un logiciel qui le formatera conformément aux directives de l'IRS.
Ne pas déposer de modification 1096
Vous serez probablement tenté d’essayer de trouver une façon de déposer une 1096 corrigée pour celle que vous avez déjà soumise. Ne fais pas ça. Au lieu de cela, vous devez créer un 1096 flambant neuf qui servira de page de couverture pour les 1099 supplémentaires que vous envoyez. Vous n’avez pas besoin de soumettre une 1096 corrigée. L’IRS ne veut pas non plus de copies des formulaires que vous avez produits auparavant. Le nouveau formulaire sera simplement ajouté à ce que vous avez déjà déposé.
Extrayez une version vierge du formulaire 1096 et entrez toutes les informations de contact que vous avez entrées la première fois. Dans l’encadré 3 où il est écrit «Nombre total de formulaires», inscrivez «1» car vous n’attachez qu’un seul formulaire. Vous devrez également inclure le montant total que vous déclarez, mais uniquement pour les 1099 que vous joignez à ce formulaire. N'incluez aucune information sur les 1099 que vous avez déjà soumis. Ceci est uniquement pour le formulaire supplémentaire.
Où trouver les formulaires d'impôt nécessaires
La bonne nouvelle est que si vous devez produire 1099 pages supplémentaires après avoir rempli le formulaire 1096, vous pourrez accéder facilement aux formulaires nécessaires. Vous pouvez à tout moment consulter le site Web de l'IRS, télécharger les formulaires nécessaires, les remplir et les envoyer pour traitement. N'oubliez pas qu'il est inutile de compléter un 1096 corrigé. Vous devez envoyer une nouvelle documentation avec un 1099 supplémentaire.
Le lieu d'envoi des formulaires dépend de l'état dans lequel réside votre entreprise. Vous pouvez trouver l'adresse IRS appropriée dans la documentation fournie avec le formulaire 1096. Selon l'emplacement de votre entreprise, vous enverrez votre documentation dans un point IRS situé au Texas, au Missouri ou en Utah.
