Créer des freins et des contrepoids est l’un des meilleurs moyens d’aider une entreprise à prospérer. Dans un système d'entreprise qui utilise des contrôles et contrepoids, les rôles sont définis plus clairement. La création de contrôles vous permet de mettre en œuvre un système de comptabilité qui favorise la séparation des tâches. La mise en place de contrôles et d’équilibres dans votre entreprise est essentielle pour vous aider à identifier les vols internes et externes.
Achetez un logiciel de comptabilité si vous n'en avez pas déjà un. Le logiciel de comptabilité Intuit QuickBooks est un logiciel de comptabilité populaire pour les petites entreprises. Votre système comptable doit pouvoir enregistrer et analyser les données rapidement et avec précision. Le logiciel de comptabilité doit être simple et facile à utiliser, mais il doit pouvoir être développé en même temps que votre entreprise.
Établissez des rôles clairement définis pour les employés. La chose la plus importante à faire pour créer des freins et des contrepoids dans votre entreprise est de séparer les tâches autant que possible. Le responsable du traitement des espèces ou de l'utilisation du terminal de votre entreprise ne doit pas être la même personne qui comptabilise et enregistre les ventes de la journée.
Séparez les droits sur les comptes clients des comptes fournisseurs. Vous ne voulez pas que la personne en charge de recevoir le paiement des factures et des services rendus soit la même personne responsable du paiement des factures sortantes et de la paie. Faire en sorte que les comptes débiteurs et les comptes créditeurs soient interchangeables peut donner lieu à de graves détournements de fonds.
Les vendeurs ne devraient jamais être autorisés à gérer l'inventaire ou à commander des articles auprès d'un fournisseur. Mettez en place des mécanismes de contrôle qui rendent un employé responsable de l’achat de matériaux ou de fournitures et un autre employé responsable du maintien des stocks finis à des niveaux optimaux.
Établissez des contrôles d'inventaire qui minimisent le risque de vol interne de votre entreprise. Votre appareil de point de vente devrait fonctionner de concert avec votre système de comptabilité pour garantir l'exactitude des numéros d'inventaire. Les ventes, en termes de trésorerie, devraient facilement être associées aux stocks disponibles. Créer les freins et contrepoids appropriés minimise l'exposition de votre entreprise à la fraude et à d'autres détournements.
