Une demande d'achat est un formulaire utilisé par les entreprises, les organismes à but non lucratif et les bureaux du gouvernement pour coordonner les demandes d'organisation d'achat de biens et de services. Ces formulaires rendent le processus d'achat d'éléments au sein d'une organisation standard et rationalisé.
Exigences
La plupart des demandes d'achat ont des composants communs, tels qu'une zone dans laquelle un certain nombre d'articles à acheter sont répertoriés. Selon la structure de l'organisation, une signature ou une autorisation d'un membre du personnel clé doté d'une autorité budgétaire est généralement nécessaire. En outre, le formulaire comporte souvent des zones désignées pour une utilisation bureautique que seul le service des achats peut utiliser pour les notes ou la communication interne.
Composants
Une demande d'achat doit comporter une zone répertoriant les articles à commander. Cette liste nécessiterait également des prix unitaires et les quantités demandées. Il peut également y avoir une zone désignée pour les informations de compte, telle que le budget qui serait affecté par l'achat et d'autres informations comptables.
Considérations
De nombreuses organisations sous-traitent leurs achats de fournitures de bureau ou d’autres biens nécessaires à des entreprises spécifiques afin de bénéficier de remises sur les prix et les volumes. Ces organisations exigent que leurs employés soumettent une demande d’achat avec ces fournisseurs uniquement. Une fois approuvée, une demande d’achat est soumise en tant que commande d’achat.
