Toutes les transactions financières de n'importe quelle organisation sont finalement enregistrées dans le grand livre général d'une manière ou d'une autre. Lorsqu'un programme informatique est utilisé pour la comptabilité, la plupart des données financières sont enregistrées dans un grand livre, comme les comptes fournisseurs ou les comptes à recevoir, qui sont automatiquement enregistrées dans le grand livre. Toutefois, certaines entrées doivent être comptabilisées directement dans le grand livre. Les transactions qui sont souvent comptabilisées directement dans le grand livre sont des dépenses en capital, des intérêts courus, une accumulation d'amortissement, des ajustements qui seront annulés lors du prochain exercice comptable et d'autres ajustements de compte qui ne peuvent pas être effectués via un grand livre. Lors de la comptabilisation dans le grand livre, vous devez faire très attention à sa précision, car la correction des erreurs avec plusieurs écritures du grand livre crée des résultats désordonnés. En dehors de cela, l'affichage dans le grand livre n'est pas compliqué.
Assemblez tous les documents liés aux entrées que vous devez imputer au grand livre. Ceux-ci peuvent inclure des contrats d'achat, des contrats de location ou de prêt, des calendriers d'amortissement et des calendriers d'amortissement.
Préparez une feuille de calcul sur votre ordinateur ou sur papier, détaillant chaque entrée du grand livre général devant être enregistrée. Incluez une description complète de l’entrée du grand livre général, du compte précis à débiter et du montant, puis du compte correspondant à créditer et du montant. Conservez les montants débités dans une colonne à gauche et les crédits dans une colonne à droite.
Faites le total des débits et des crédits pour toutes vos entrées dans le grand livre et assurez-vous que vos totaux de débit et de crédit sont identiques. Si vous avez préparé votre feuille de calcul sur votre ordinateur, imprimez-la pour référence pendant que vous saisissez les données dans votre module de grand livre.
Accédez à votre module de grand livre dans votre programme de comptabilité sur votre ordinateur. Vérifiez que la date de votre grand livre général est définie sur la période au cours de laquelle vous souhaitez enregistrer vos entrées. Cela est important car les écritures sont souvent imputées dans le grand livre après la fin de la période. Par exemple, alors que le mois en cours peut être en fait février, vous pouvez éventuellement enregistrer des écritures dans le grand livre général pour janvier. Dans ce cas, assurez-vous que la date de votre grand livre général est définie sur janvier.
Saisissez vos écritures du grand livre général dans votre module de grand livre conformément au manuel d'utilisation de votre logiciel de comptabilité.
Imprimez un rapport sur vos entrées non enregistrées dans le grand livre général. Relisez les entrées que vous avez entrées dans le grand livre, en les comparant avec votre feuille de calcul (et en ajoutant des bandes si nécessaire) que vous avez déjà préparées. Apportez les corrections nécessaires à vos écritures dans le grand livre. Ne postez pas encore dans le grand livre.
Effectuez une sauvegarde informatique de vos données du grand livre. Étiquetez clairement votre sauvegarde des données du grand livre et stockez-la dans un endroit sécurisé.
Publiez vos écritures dans le grand livre conformément au manuel d'utilisation de votre logiciel de comptabilité. Imprimez un enregistrement complet des écritures que vous avez enregistrées dans votre grand livre. Conservez-les dans les fichiers appropriés ou les livres de grand livre en tant que partie intégrante de vos registres comptables permanents.
Conseils
-
Documentez toujours soigneusement toutes les entrées que vous enregistrez dans le grand livre général, car vous ne pouvez jamais être sûr d'être disponible pour expliquer vos entrées plus tard. Stockez vos documents en toute sécurité dans le cadre de vos registres comptables permanents. Si vous n'utilisez pas d'ordinateur, mais que votre comptabilité est sur papier uniquement, enregistrez ou enregistrez manuellement les écritures du grand livre dans vos livres dans un format de comptabilité généralement accepté, en veillant à mettre à jour les soldes de tous les comptes concernés. Toujours documenter soigneusement vos écritures dans le grand livre et stocker vos écritures comptables dans un endroit très sécurisé.
